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Was ist Microsoft Office 365 und was bringt es für mein Unternehmen?

Bernhard Rastorfer29.03.2016

Seit einigen Jahren gibt es nun schon die Produktpalette Office 365 von Microsoft. Die Palette versammelt unterschiedliche Produkt von Microsoft in einem Cloud-basierten System. Bernhard Rastorfer hat sich Gedanken rund um die Produktpalette Office 365 gemacht. Eine kritische Auseinandersetzung mit einem umfangreichen Produktangebot der Microsoft:

Office 365 – Der falsche Name?

Zu Beginn eines solchen Artikels stellt sich natürlich die Frage wo man bei einem so komplexen Produktportfolie wie Office 365 starten soll. Als bekennender Pragmatiker möchte ich beim auffälligsten und missverständlichsten Teil starten, nämlich dem Namen. Ich bin ja der Meinung, dass der Name Office 365 nicht falscher gewählt hätte werden können. Jahrzehntelang gibt es nun schon das Produkt Microsoft Office und jeder, der schon einmal einen Brief am PC geschrieben hat, weiß was der Begriff bedeutet: Word, Excel, PowerPoint, die wohl meist verwendete Business-Software auf der Welt. Mit Excel hat es Microsoft geschafft das mächtigste IT-Schattensystem zu erschaffen. Ganze Prozesse in kleinen, aber auch großen Firmen werden mittels Excel verwaltet und durchgeführt. Konnte jemand Excel Macros schreiben, war er der König der Schattensysteme.

Dieser Erfolg ist wohl der Grund, warum Microsoft sich entschieden hat der neuen Produktpalette genau diesen Namen zu geben… Office 365, ein Office für jeden Tag im Jahr. Leider hat genau dieser Name für sehr viel Verwirrung gesorgt. Wofür braucht man ein neues Office? Was kann es mehr als das alte? Und warum haben wir es noch nicht in unserem Unternehmen?

IT-Abteilungen auf der ganzen Welt mussten ihren Anwendern erklären, dass die Sache mit Office 365 gar nicht so einfach ist und man dieses Produkt nicht einfach installieren kann. Die IT-Strategie müsste den Einsatz von solchen Systemen vorsehen.

Die Microsoft-Strategie hinter Office 365

Lassen wir den Begriff der IT-Strategie und Office 365 einmal so stehen und wenden wir uns der Strategie von Microsoft in Bezug auf Office 365 zu: Microsoft hat mit Office 365 eine Plattform geschaffen, die es Unternehmen aller Größen ermöglicht ihre Prozesse an einem zentralen Ort abzubilden. Die Produkte, die wir jahrelang als Office gekannt haben, spielen hier nur eine sehr nebensächliche Rolle und können in einzelnen Paket-Angeboten aktiviert werden.

Zusammengefasst: Office 365 ist eine Ansammlung von Microsoft Produkten und Services, die ohne darunterliegende Infrastruktur beim Kunden betrieben werden können. Daher bin ich der Meinung, dass „Microsofts Bauchladen“ viel besser als Name geeignet gewesen wäre. Es liegt wohl am fehlenden englischen Begriff für einen Bauchladen, dass der Name nicht gewählt wurde.

Die dahintersteckende Strategie ist denkbar einfach: Ein in Office 365 registrierter Kunde hat die Möglichkeit ohne viel Aufwand mit Basisfunktionen wie E-Mail und (echte) Office Programme zu starten. Binnen Stunden ist man somit in Office 365 produktiv. Über das Office 365 Portal können nun sehr einfach und schnell neu Programme und Services dazu genommen werden. Sie brauchen ein CRM-System zum Verwalten Ihrer Kundenbeziehungen? Klar haben wir! Einen SharePoint-Server zur Zusammenarbeit und zum Teilen von Dokumenten? Kein Problem! Ein E-Mail-Postfach für Ihren Innendienst? Nichts leichter als das!

Die monatliche Verrechnung auf Benutzerebene ermöglicht schnell auf geänderte Rahmenbedingungen, wie neue Mitarbeiter im Unternehmen oder zusätzliche Niederlassungen zu reagieren. Wie schon von Plattformen wie Facebook, Twitter und Co. bekannt, werden auch Updates und neue Funktionen automatisch an alle Kunden verteilt. Veraltete Software und Oberflächen gehören somit der Vergangenheit an.

Die Produkte von Office 365

Werfen wir einen Blick auf die in Office 365 enthaltenen Produkte. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie nicht alle Produkte kennen, viele der Produkte haben auch mir beim ersten Lesen nichts gesagt:

Neben den bekannten Office-Produkten und -Funktionen für Mail-Aufgaben und Kontaktverwaltung finden sich noch zahlreiche andere Tools, auf die wir im Laufe dieser Blog-Reihe eingehen werden und die Funktionen und Vorteile genauer erläutern werden.

Was kann Office 365 nun wirklich?

Würde man sich tatsächlich nur auf die bekannten Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint beziehen wäre der Nutzen von Office 365 gering. Der einzige Unterschied zum klassischen Office liegt in der Lizenzierung. Statt ein „Packerl“ mit der Aufschrift Office zu kaufen und ins Regal zu stellen, miete man nun die Office-Programme um einige Euros pro User und Monat und hat dadurch immer das Recht auf die neueste Office-Version upzugraden.

Der wirkliche Nutzen liegt in der Flexibilität, mit der man sich an neue Gegebenheiten im Geschäftsalltag anpassen kann. Fachabteilungen und deren Benutzer sind es privat gewohnt schnell und unkompliziert Apps aus diversen Appstores herunterzuladen und damit sofort produktiv zu sein. Und im Business? Monatelanges Warten auf neue Funktionen oder Programme, die den Alltag einfacher machen. Kein Wunder, dass die kostenlose (und damit nicht businesstaugliche) Version von Dropbox einen Durchdringungsgrad von über 30% am österreichischen Firmenmarkt hat. Ziel eines Unternehmens muss es sein im Sinne einer Weiterentwicklungsstrategie die Anforderungen der Mitarbeiter an ein modernes Arbeitsumfeld schnell und zufriedenstellend abzudecken und dabei kann Office 365 ein wichtiger Bestandteil sein.

Zusammenfassung

Wir bei COSMO CONSULT sehen in Office 365 DIE Möglichkeit die althergebrachten IT-Systeme zu entstauben und durch schnelle, standardnahe Umsetzungen von Anforderungen mit dem Bauchladen Office 365 zu ermöglichen. Durch die Betriebsart in der Online Umgebung von Microsoft fallen Anforderungen an Infrastruktur, Skalierung und Betrieb weg und müssen im Vorfeld nicht weiter evaluiert werden. 

Mehr zu Microsoft Office 365

Nähere Informationen zu Microsoft Office 365 finden Sie auf unserer Website.

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Über den Autor: Bernhard Rastorfer

Bernhard Rastorfer ist Operations Manager CRM & SharePoint bei COSMO CONSULT und am Standort Steyr tätig (vormals FWI Gruppe). Jahrelange Erfahrung in Entwicklung, Consulting und Projektleitung von CRM- und SharePoint-Projekten. Studium Software Engineering an der FH Hagenberg. Seit 2007 nebenberuflich als Lektor an der FH Hagenberg tätig.

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