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Was ist Operational BI und was kann es für produzierende Unternehmen tun?

Alfred Grünert15.04.2016

Operational BI ist derzeit in aller Munde. Das Konzept verspricht zahlreiche Vorteile für produzierende Firmen. Wenig Wunder, ermöglicht Operational BI doch in Echtzeit zu reagieren und zudem Ausfallzeiten zu reduzieren.Als Operational Business Intelligence wird ein Ansatz in der Datenanalyse bezeichnet, der es Anwendern ermöglicht, Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Daten zu treffen. Diese Daten werden bereits heute von vielen produzierenden Unternehmen im laufenden Betrieb gesammelt.

Echtzeit Monitoring für Unternehmen

Ähnliche Konzepte gab schon früher – spätestens seit der Etablierung der Closed-Loop-Ansätze ist die medienbruchfreie Integration von BI-Daten zur unmittelbaren Unterstützung operativer Prozesse möglich. Dabei werden in der Regel Analysen von Geschäftsereignissen durchgeführt, daraus gewonnene Erkenntnisse werden dann zeitversetzt für eine Veränderung der operativen Prozesse genutzt. Allerdings passiert dies üblicherweise erst im Nachhinein, also nicht in Echtzeit.

Gerade in der Echtzeit-Nutzung liegt aber ein entscheidender Vorteil. Denn mittels Operational BI erfolgt die Analyse zeitgleich mit der Verarbeitung der Geschäftsdaten. Dadurch lassen sich Probleme schneller erkennen und lösen, was wiederum die Erstellung einer Leistungs- und Feedback-Schleife möglich macht, in der Entscheider den Geschäftsverlauf direkt analysieren und sofort reagieren können. Zudem lassen sich die Ergebnisse der gesetzten Aktionen sofort kontrollieren.

Dies bringt wiederum Vorteile für zahlreiche Bereiche eines produzierenden Unternehmens mit sich. So profitieren Unternehmen beispielsweise durch die Verknüpfung von Finanz BI mit Operational BI. Financials, also die Finanzzahlen, sind Rahmen und Ergebnis allen betrieblichen Handelns. Daher ist es gut, diesen Rahmen und seine Zusammenhänge zu kennen. Ein guter Vergleich ist ein Billy Regal von Ikea. Das Regal wird benötigt, um Gegenstände einzuordnen. Von links nach rechts, oben nach unten von wichtig bis unwichtig. Die Finanzahlen sind dieses Regal. Die eingeordneten Gegenstände sind quasi die Zahlen, Ergebnisse und Erkenntnisse aus den Operations – also den Zahlen aus Vertrieb, Einkauf, Produktion, Distribution. Vereinfacht gesagt liefern die Finanzzahlen die wesentlichen Key Performance Indikatoren (KPI). Operations wiederum sind die Werttreiber, die diese KPIs erzeugen und antreiben.

Alles außer Finanz ist Operational BI

Warum nun das Billy Regal als Beispiel? Das Regal ist heute ein simpler und kostengünstiger Standard. Genauso simpel und kostengünstig kommen Unternehmen heute zu den Financials. Die Quellen sind immer vorhanden, das gewünschte Ergebnis ist bekannt und banal plausibilisierbar. Das geht einfach, schnell und kostengünstig. Was dann allerdings an Operationszahlen hineingestellt wird, kann bildlich gesprochen von alten Schuhen bis zur Louis Vuitton Handtasche reichen und damit Investment und Diskussionen verursachen. Mit diesem finanziellen Gerüst lassen sich dann auch alle betrieblichen BI-Zahlen verifizieren. Denn: Alles außer Finanz ist Operational BI.

So lässt sich beispielsweise im Marketing mittels Operational BI feststellen, wie einzelne Kampagnen aufgestellt sind, wie viele Klicks erreicht wurden, welche Zielgruppen relevant sind, welche Erfolge die Kampagnen aufweisen, wie die Websitestatistiken aussehen. Financial BI liefert hier indes die Buchhaltung der Kostenstelle Marketing.

Im Vertrieb zeigt Financial BI wiederum Zahlen wie die Vertriebskostenstelle, den Auftragseingang oder die Provision der Mitarbeiter. Operational BI liefert hier Zahlen zu Auftragseingangs- sowie Leadstatistik, Aging der Verkaufschancen, Vorhersagegenauigkeit der Verkaufschancen, Anzahl und Entwicklung der Leads, Anzahl Kundenbesuche/versandte Mails/Kundentelefonate, abgegebene Angebote – zusammengefasst alles was am Ende des Tages den Auftragseingang antreibt.

Werttreiber des Auftragseinganges

Diese Faktoren sind somit die Werttreiber des Auftragseinganges. Verkürzt gesagt: Umso mehr passiert, umso mehr Auftragseingang wird es geben. AE ist die Financial KPI, welche am Ende des Tages gemessen wird – die dafür relevanten Faktoren stammen aus dem Operational BI und sind somit wichtige Werttreiber. So gesehen liefert Operational BI die Grundlagen für Financial BI.

Neben der Bewertung der Verkaufschancen beziehungsweise der offenen Angebote ist es wichtig die Pipeline zu kennen. Die Pipeline kombiniert mit den offenen Aufträgen ergibt dann die Ressourcenplanung. Diese bestimmt wiederum das gesamte betriebliche Handeln – also Produktionsressourcen, Materialressourcen, Lageressourcen oder auch Personalressourcen. Genau in diesem „Baustein“ des Betriebserfolges entscheidet sich viel über die betriebliche Disposition während der nächsten sechs bis zwölf Monate.

Gerade für produzierende Unternehmen ergeben sich hier zahlreiche Chancen. Etwa im Bereich der Produktionsauswertungen – so lässt sich beispielsweise umgehend feststellen, wieviel Stück produziert wurden/werden, welche Ressourcen genutzt werden, wieviel Verschnitt anfällt oder auch welche Rüstzeiten und welche Stillstands-Zeiten die einzelnen Maschinen aufweisen. Zudem lassen sich Zahlen zu Disponent, Kunde, Produkt, Produktgruppen, Durchlaufzeit (DLZ) je Maschine, DLZ je Gesamtauftrag, DLZ von Bestellung bis zur Auflieferung, ausweisen.

Die Effizienz steigern

Operational BI somit eine tiefgehende Messung von Effektivität und Effizienz der Produktion. Klassische Anwendungsfälle von Operational BI sind daher verschiedene Optimierungen (beispielsweise im Bereich der Rüstzeiten, Rüstkosten oder auch Ausschussanalysen), bei denen Informationen zur Prozessoptimierung erzeugt werden. Ein gutes Beispiel sind Papierproduzenten. Zumeist ist in diesen Unternehmen schon alles „bis auf den letzten Drücker“ optimiert. Erfolgschancen ergeben sich nur durch eine Optimierung der Produktionskosten. Da sich die Unternehmen in einem gesättigten Konsumentenmarkt bewegen, in dem zahlreiche Anbieter agieren, geht es für die Firmen somit um Kostenführerschaft – und diese lässt sich durch Operational BI erreichen.

Auch für Einkauf, Distribution & Logistik sowie Fakturierung bringt Operational BI viele Vorteile. So lässt sich im Einkauf feststellen, welche Materialien vorhanden sind, welcher Lieferant über benötigte Materialien verfügt, welche weiteren Lieferanten die benötigten Materialien lagernd haben oder auch wie Lieferzeiten, Lieferqualität, und Liefertreue ausfallen. Bei der Distribution lassen sich beispielsweise optimale Liefergrößen feststellen oder auch welche Bündelung von Lieferanten und Lieferungen Optimierungspotenzial aufweist.

Wettlauf um die Kunden

Eines der größten Probleme zahlreicher Produktionsunternehmen ist der massiv gewachsene Kostendruck sowie zunehmend stärkere Konkurrenz. Ein gutes Beispiel dafür sind Kugellager. Sie sind ohne großen Aufwand 1:1 nachbaubar. Für Unternehmen in diesem Bereich ist es daher extrem schwierig, sich gegenüber der Konkurrenz über die Produktionskosten zu differenzieren. Für die Unternehmen es gibt nur eine Möglichkeit, um den Wettlauf um die Kunden zu gewinnen – sich mittels herausragendem Service von den Mitbewerber abzugrenzen. Etwa über eine Kombination aus Produkt und Service.

Die Möglichkeit ein so einzigartiges Service anzubieten ergibt sich aus Operational BI. Der Vorteil für Produktionsunternehmen entsteht in Kombination mit dem sogenannten Internet der Dinge (Internet of Thing, IoT) – und zwar in Form von Predictive Maintenance. Dabei werden die von Sensoren erfassten Messwerte der Maschinen und Anlagen an eine Wartungszentrale übermittelt und aus den erfassten Geräuschen, Drehzahlen und Temperaturen Rückschlüsse auf Unwuchten, Vibrationen sowie auf definierte Fehlertypen gezogen. Anhand von Korrelationen, Vergleichsmodellen und Algorithmen wird die zukünftige Funktionsbereitschaft und der voraussichtliche Ausfall des Bauteils – beispielsweise einer Dichtung oder eines Lagers abgeleitet. Predictive Maintenance ist somit eine Erweiterung, Vertiefung und Verfeinerung des Operational BI-Ansatzes.

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Über den Autor: Alfred Grünert

Alfred Grünert ist Operations Manager BI und am Standort Wien der COSMO CONSULT (vormals FWI Gruppe) tätig. Seine berufliche Karriere begann an der Wirtschaftsuniversität Wien. Absolvent in Revision und Rechnungswesen, wo er nach seiner Berufsanwärterzeit mehrere Jahre als Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder tätig war. Seinen Übergang zur Unternehmensberatung markierte die Gründung und der Aufbau eines eigenen BI-Unternehmens, welches er über 10 Jahre führte. Seit 2011 leitet er den Bereich Business Intelligence in der COSMO CONSULT.

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