Damoklesschwert Leerfahrten

Die Logistik boomt. Das internationale Transportvolumen nahm in den vergangenen Jahren enorm zu, zudem versprechen technische Entwicklungen der Branche selbstfahrende LKW und ähnliches. Doch nicht immer ist das Wachstum Grund zur Freude – denn damit einher geht nicht selten ein Anstieg der Leerfahrten – und diese können für Logistiker schnell ins Geld gehen. Abhilfe schafft hier ein CRM-System für die Logistikbranche.

Die Logistik-/Transport-Branche wächst weiterhin kräftig – mit einer Zuwachsrate von rund 25 Prozent während des letzten Jahrzehnts, die unter anderem auf den Boom im Bereich des Online-Handels zurückzuführen sind. In Österreich stieg das Transportaufkommen laut Straßengüterverkehrsstatistik innerhalb eines Jahrzehnts von 345 Millionen Tonnen im Jahr 2003 auf 428 Millionen Tonnen im Jahr 2012 an, wie die „Wiener Zeitung“ im Artikel „Auf dem Weg zu einer neuen Logistik“ schreibt.

Gleichzeitig mit dem Anstieg der Transporte, wächst allerdings auch ein für Transportunternehmen wenig erfreulicher Faktor an: Die Zahl der Leerfahrten steigt zumeist rasant an. Das wiederum lässt die Kosten schnell explodieren.

Bei Transportunternehmen gilt es üblicherweise eine Fülle an Kontakten zu verwalten, die ganz unterschiedliche Informationen beinhalten. Wie zum Beispiel „Kunden“ und „Transportpartner“. Diese Informationen werden in weiterer Folge dann von verschiedenen Stellen im Transportunternehmen verwendet. So arbeiten Transportmanager hauptsächlich/nur mit dem Datensatz-Typ Transportpartner. Sales hingegen arbeitet hauptsächlich/nur mit dem Datensatz-Typ Kunden.

Das kann schnell zu Problemen führen, wenn beispielsweise beide Datenarten (Kunden und Transportpartner) nicht gut gepflegt sind. Eventuell verkauft Sales etwas an einen Kunden, das der Transportpartner nicht liefern kann (etwa, weil er diese Strecke gar nicht anbietet oder bereits voll ist).

Dabei kommt es natürlich auf die Art des Transportunternehmens an. Bei Systemverkehrsanbietern ist etwa der Transportpartner eher unwichtig, solche Firmen müssen eher darauf achten, ihre eigenen Transporte so gut wie möglich auszulasten. Bei anderen Anbietern hingegen, solchen, die mit dritten Transporteuren zusammenarbeiten, kann der Transportanbieter wiederum äußerst wichtig sein.

In diesem Fall kann es mitunter auch eine Rolle spielen, ob der Disponent sich den jeweiligen Frächter/Transportpartner aussuchen kann. Besonders, wenn nicht das „Bestbieterprinzip“ gilt.

Vor allem aber gilt es, Leerfahrten zu vermeiden. Eine Leerfahrt entsteht beispielsweise, wenn ein LKW beladen in eine Richtung fährt, das Frachtgut abliefert und dann keine neue Fracht für den Rückweg geladen hat. Gerade bei großen Transportunternehmen, die (auch) mit dritten Transporteuren zusammenarbeiten, funktioniert die persönliche Absprache heute nicht mehr. Für Transportunternehmen ist es heute eine wachsende Herausforderung, immer alle LKWs „voll“ zu bekommen. Wo soll also angesetzt werden?

Abhilfe kann ein CRM-System für die Logistikbranche schaffen, beispielsweise durch eine „Waren-/Fahrtenbörse“ oder auch durch Tafeln mit Leerfahrten-Informationen. Auch eine Systemwarnung, wenn sich die Sendungsstruktur eines Kunden ändert, kann helfen. Wenn zum Beispiel anfangs durchschnittlich zwei Europaletten mit 200 kg pro Woche transportiert wurden, in der Folge dann aber nur noch vier Europaletten alle zwei Wochen, dann ist dies eine Änderung des Transportaufkommens, die schnellstmöglich ausgeglichen werden sollte.

Dies ist vor allem dann wichtig, wenn ein Kunde beispielsweise aus Deutschland jeden Monat fünf Tonnen importiert hat und dann plötzlich nur noch eine Tonne importiert – hier sollte ein optimales System die Veränderung aufzeigen, um zeitgerecht reagieren zu können und die fehlenden vier Tonnen durch andere Transportaufträge zu ersetzen.

Die Herausforderung besteht darin, aus der Fülle an Informationen, die an irgendeiner Stelle im Unternehmen (beziehungsweise in verschiedenen Systemen) vorhanden sind, diejenigen Daten herauszufinden, die tatsächlich interessant sind.

Also:

• Welcher Kunde bezieht bei welchem Transportpartner welche Ladungen?
• Von welchem Land in welches Land/Stadt/PLZ wurde geliefert?

Was vielen Transportunternehmen fehlt, ist eine ganzheitliche Sicht auf vorhandenes Wissen. Ein CRM-System kann hier die zentrale Informationsschnittstelle bilden – in solch einem System lässt sich dokumentieren, wer mit wem über was kommuniziert. Dabei kann der Vertrieb die CRM-Lösung nutzen, um Kundenkommunikation zu dokumentieren. Um dann im Gespräch mit dem Transportmanager die notwendigen Infos weiterzugeben.

Auch eine Übersicht über alle potentiellen Kunden, die in ein Gebiet geliefert haben, in dem ein LKW noch eine Leerfahrt oder Platz hat, lässt sich über ein CRM-System realisieren. Damit kann ein Transportmanager beispielsweise eine Auflistung aller Kunden, die in den letzten Wochen/Monaten in das betreffende Gebiet einen Transport hatten (mit Informationen über Tonnage, Anzahl der Sendungen, Empfänger/Absender, Kosten), aktiv abfragen und somit Leerfahrten verhindern.

Doch nicht nur Transportmanager können profitieren, auch anderen Unternehmensrollen bieten sich zahlreiche Vorteile. So kann etwa ein Verkehrsdirektor durch ein CRM-System einen Überblick über die Auslastung erhalten. Zudem kann er feststellen, wo seine Mitarbeiter aktuell unterwegs sind.

Moderne CRM-Systeme bieten überdies eine Fülle an Möglichkeiten, um Unternehmen die Verwaltung zu vereinfachen. So lassen sich Besuchsberichte, Besuchsplanung, Termineinladungen (Reiseplanungswerkzeug) und vieles mehr integrieren.