Projekte sind kein Kindergarten: Tipps und Tricks zur Projektkoordination

Projektkoordination…was ist das eigentlich? Und braucht man so etwas überhaupt? Sie kennen sie sicher, diese Statusmeetings, in denen der Projektmanager herausfinden möchte wer wie weit mit seiner Arbeit ist, wer gerade was macht und was als Nächstes kommt. Meistens langatmige Meetings mit einem großen Teilnehmerkreis. Da stellt sich schnell die Frage, ob diese Meetings der Produktivität schaden oder sie fördern.

Man geht davon aus, dass Projektmitarbeiter fähig sind, sich selbst zu koordinieren und sicherstellen, dass das Projekt vorangeht und jeder das Richtige macht. Prinzipiell stimmt das, doch Projekte werden komplexer und für den Einzelnen immer weniger überschaubar. Komplexe Projekte benötigen in der Regel auch mehr Mitarbeiter, womit die eigene Koordination noch schwieriger wird. Dazu kommt dann oft noch die Linientätigkeit, die in Konflikt mit den Projekttätigkeiten gerät. Deshalb ist es notwendig, dass Projektkoordination gemacht wird – und das effektiv und effizient.

Dabei muss Eines klar sein: als Projektmanager kann und möchte ich nicht jedem im Projekt nachlaufen müssen um sicherzustellen, dass er oder sie das Richtige zum richtigen Zeitpunkt macht. Würde ich das machen wollen, hätte ich Kindergärtner werden sollen. Das wäre dann sicher lustiger gewesen.

Die Herausforderung an der Sache ist, dass sich auch hier bereits zu Beginn des Projekts entscheidet, ob die Projektkoordination effektiv und effizient ist. Der Projektmanager muss unserer Erfahrung nach bereits im Kickoff-Meeting dafür sorgen, dass die Projektkultur richtig gestaltet wird. Dass selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten nicht nur erwünscht, sondern erwartet wird. Denn dann wird die Projektkoordination mit relativ wenig Aufwand auch effektiv erfolgen.

Fragt man Institutionen wie die IPMA oder das PMI ist die Antwort ein klares Ja. Fragt man die agile Welt wird man eher ein klares Jein als Antwort bekommen. Klassisches Projektmanagement ist das, was schon der Name sagt – Management. Und Management bedeutet nichts Anderes als jemanden zu sagen was er wann tun oder lassen soll, um am Ende die Ergebnisse zu kontrollieren. Klingt hart, ist aber Tatsache. Deshalb ist Projektkoordination notwendig.

Agile Methoden haben hier eine andere Sichtweise und setzen auf selbstorganisierte Teams, denen niemand vorgibt, wann sie etwas tun oder lassen sollen. Das entscheidet das Team selbst. Aber wie koordiniert sich ein agiles Projektteam? Zum einen durch eine prinzipiell stärkere Kommunikation im Team und durch institutionalisierte Meetings wie zum Beispiel das Daily Standup in Scrum. Insgesamt ist der Koordinationsaufwand in agilen Projekten weniger als in herkömmlichen Projekten. Die Gründe hierfür sind, dass die Granularisierung der Aufgaben viel feiner und dadurch überschaubarer für das Team ist.

Wie oben schon erwähnt, hängt viel vom Projektstart ab, wie die Projektkoordination in weiterer Folge aussehen wird. Es gibt aber noch einige Tipps und Tricks, wie die Projektkoordination effizient gestaltet werden kann:

• Koordinationsmeetings sollten so oft wie nötig stattfinden. Je öfter sie stattfinden, desto kürzer können sie sein. In Scrum findet das Daily Standup – wie der Name schon sagt – täglich statt, dauert dafür aber nur 10 bis 15 Minuten. In unseren Projekten variiert die Frequenz in Abhängigkeit zur Projektphase.
• Die Meetings sollten jedenfalls regelmäßig stattfinden, damit sie einen institutionalisierten Charakter erhalten. Jedes Meeting hat eine Agenda und Sonderthemen haben dort nichts verloren, sondern müssen auch in eigenen Terminen gelöst werden.
• Auf jeden Fall sollten die Meetings timeboxed sein. Eine Timebox ist ein fixer Zeitrahmen, für eine bestimmte Tätigkeit. Bei Meetings bedeutet das, dass Start und Ende fix sind. Zum Beispiel startet ein Daily Standup jeden Tag um 9.00 Uhr und endet um 9.15 Uhr. Dabei ist unwichtig, ob sich jemand verspätet oder ob alle Themen fertig besprochen wurden. Das Meeting ist nach 15 Minuten vorbei. Klingt drakonisch, ist aber für die Ausbildung von eigenverantwortlichen und selbstorganisierten Teams wichtig. Und auch in nicht agilen Projekten sind solche Teams nur von Vorteil.
• Verwenden Sie, wenn möglich, keine virtuellen Taskboards. Von überall zugreifbare und zu Auswertungen heranzuziehende Tasklisten sind verlockend und sicher auch sinnvoll. Offline Tasksboards haben jedoch einen unschlagbaren Vorteil – sie dienen als Kommunikationsmittel. Man kann sie sich für das Koordinationsmeeting davor zusammenstellen und gleich aktualisieren. Oder man trifft sich auf einen Kaffee und steht dabei zufällig vor dem Board und schon wird die Koordination zum ständigen Begleiter. Idealerweise hängt das Board frei und öffentlich zugänglich. Und was macht man bei verteilten Teams? Einfache Antwort: für das Meeting ein Notebook mit Webcam zum Übertragen verwenden.

Fragen Sie sich selbst, wie oft Meetings schon länger gedauert haben, unstrukturiert waren oder nicht moderiert zu keinem Ergebnis kamen. Dabei ist nicht viel notwendig, um die Rahmenbedingungen für ein effektives und effizientes Koordinationsmeeting zu schaffen. Mit unseren Tipps und Tricks werden Sie schnell positive Veränderungen sehen.