Mach es zu deinem Projekt!

Wissen Sie um welche Marke es sich handelt? Wahrscheinlich schon, oder? Egal wie man zu einer Werbelinie steht, man verbindet sie unweigerlich mit einem Produkt oder Marke. Warum sollte das mit einem Projekt nicht auch so sein?

Ich kann mich noch an eine Vorlesung „Grundlagen Projektmanagement“ erinnern. Da kam das Thema Projektmarketing auf. Etwa in dieser Art: „Es gibt Projektmarketing und es ist wichtig.“

Das ist grob der zusammengefasste Inhalt dieser einen Powerpoint Slide, die das Thema behandelt hat. Und das wars dann auch schon für die nächsten drei Jahre Studium. Auch die Literatur gibt sich oft theoretisch und etwas unpraktisch.

Und dann gibt es noch die Kostendebatte: „Das ist doch unnötig und braucht keiner“ (oder so ähnlich).

Als Folge gibt es Millionen von Projektplänen mit dem Arbeitspaket Projektmarketing, um das sich niemand kümmern will und für das sich niemand interessiert. Und dann scheitern Projekte. Schnell wird der Schuldige gefunden – die Anforderungen waren nicht klar oder die Kommunikation war schlecht. Was das mit Projektmarketing zu tun hat?

Besonders IT-Projekte sollten als Produkt gesehen werden, da sie sonst zu abstrakt werden und für die Projektbetroffenen schwer greifbar sind. Die Folge daraus ist meist Angst. Angst etwas Neues lernen zu müssen, Angst überwachbar(er) zu werden, Angst wegrationalisiert zu werden. Auf das Projekt, bzw. deren Anforderungen, wirkt sich diese Angst negativ aus, da diese zunehmend den alten Zustand der Arbeitsweise widerspiegeln. Eine Weiterentwicklung des Unternehmens wird dadurch schwerer und Innovation wird unmöglich.

Stellen Sie sich vor, es gäbe ein Werkzeug, das Angst nehmen, von einem Projekt Betroffene zu Beteiligten machen kann und auch noch Gerüchten vorbeugen kann. Sie haben es sicher schon erraten – Projektmarketing kann das alles.

Sehen Sie Ihr Projekt als Produkt, das Sie auf den Markt bringen möchten. Der Markt kann dabei auch das eigene Unternehmen und dessen Mitarbeiter sein. Diese Sichtweise auf ein Projekt beginnt bereits beim Definieren von Projektzielen oder Projektvisionen und zieht sich bis zu den Anforderungen. Sie ist aber auch gleichzeitig bereits Teil des Projektmarketings, da sie dieses maßgeblich beeinflussen wird.

Marketing ist eine wirtschaftswissenschaftliche Disziplin und das nicht ohne Grund. Projektmarketing hat jedoch nichts oder nur wenig damit zu tun. Es handelt sich dabei nicht um Rocket Science. Man muss also keine Angst davor haben, dass es teuer sein muss oder kompliziert ist.

Ständig unterschätzt sind Projektziele essentiell für viele Aspekte in einem Projekt. In unserem Fall sind sie ein starkes Instrument für die Kommunikation – der Sinn und Zweck des Projekts. Öffentlich und prominent platzierte Projektziele werden sich schnell in weiten Teilen des Unternehmens herum sprechen. Die Gerüchteküche kann damit zumindest teilweise zusperren, da jeder wissen kann, warum es das Projekt gibt und was es erreichen soll.

In beinahe jedem Unternehmen hat sich eine Plattform wie SharePoint etabliert, die zur Verteilung von Informationen dient. Hier kann man regelmäßig (!) Informationen zum aktuellen Fortschritt des Projekts posten. Es können Newsletter per Mail versendet werden, die kurz den aktuellen Stand zusammenfassen. Beide Methoden erzeugen keinen großen Aufwand. Der Projektmanager wird ohnehin regelmäßig den Status an die Stakeholder reporten. Diese Daten kann er auch gleich für Newsbeiträge verwenden.

Natürlich kann man auch einen eigenen Blog für ein Projekt verwenden. Dies ist etwas aufwändiger, da ein Blog hauptsächlich davon lebt, dass in kürzeren Abständen interessante Beiträge veröffentlicht werden. Da kann der Pool an Neuigkeiten schnell trocken laufen und einen Blog der kaum Beträge liefert interessiert schnell niemanden mehr.

Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich: „Was?“ Veröffentlichen Sie den Projektplan. Dann ist die Zukunft wieder etwas gewisser und weniger zu fürchten. Ein High Level Plan reicht, Details interessieren niemanden und bewirken eher das Gegenteil. Ein detaillierter Plan unterliegt ständiger Änderung und kann den Eindruck erwecken, dass das Projektteam nicht weiß, was es tut, obwohl dieser Zustand normal ist.

Die Reviewmeetings kommen eigentlich aus dem Scrum und haben zum Ziel, dass die Stakeholder den aktuellen Stand des Produkts präsentiert bekommen und Feedback dazu geben können. Kann man auch bei nicht agilen Projekten verwenden. Jeder kann zum Reviewmeeting kommen und sich über die Ergebnisse des Projekts informieren. Reviewmeetings sollten spätestens nach jedem Release statt finden.

Bei großen Projekten in großen Unternehmen sind regelmäßige Infoveranstaltungen keine schlechte Idee. Der Rahmen kann dabei so interessant gestaltet werden, dass die Leute auch gerne hinkommen. Wenn Sie Software entwickeln, können diese Veranstaltungen auch für Showcases und Userfeedback genutzt werden. Diese Methode kann jedoch recht teuer werden.

Mit diesen Methoden werden Sie schon sehr viel erreichen. Das Projekt wird im Unternehmen bekannter werden und es wird vielleicht sogar schon Vorfreude auf den Zustand nach dem Projekt generiert. Eines muss man jedoch bedenken: Projektmarketing lässt Erwartungshaltungen entstehen, die das Projekt jedenfalls treffen muss. Passiert dies nicht, wird die Stimmung schnell kippen. In der Gastronomie heißt es, dass ein Gast dann zufrieden ist, wenn man seine Erwartungshaltung übertrifft. Wenn Sie mich fragen, dann gilt das auch für Projekte.

Noch ein kleiner Tipp am Schluss: das billigste und unauffälligste Projektmarketing ist, wenn Sie in den Meetings gut gestaltete Flipcharts verwenden und diese zufällig sichtbar hängen lassen. Ich nenne das dann Guerilla-Projektmarketing.