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Microsoft Teams im Praxiseinsatz

Andreas Thumfart31.07.2019
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Wenn Sie diesen Blogbeitrag lesen, ist Ihnen Microsoft Teams vermutlich schon ein Begriff. Vielleicht haben Sie auch schon davon gehört, wie gut Microsoft Teams Ihr Unternehmen unterstützen kann. Nur was macht man jetzt wirklich damit? Welchen Nutzen schafft es im Praxiseinsatz? Das alles und mehr erfahren Sie in genau diesem Blogbeitrag.

E-Mails sind altmodisch? Richtig!

Aber werden sie jemals abgelöst? Auf diese Fragen gehen wir in unserem aktuellen Webinar „Wird Microsoft Teams endlich E-Mails ablösen“ näher ein!

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Die Kernfunktionen von Microsoft Teams lassen sich schnell zusammenfassen:

  • Kommunikation
  • Online Meetings und Videokonferenzen
  • Dokumentenablage und -austausch
  • Einbindung von externen Personen

Die Funktionen für Kommunikation und Meetings von Microsoft Teams, also Chat, Telefonie und Besprechungsplanung, lassen sich in allen Abteilungen eines Unternehmens einsetzen und lösen damit Skype for Business ab.

Zusätzlich bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, etliche Dienste von Office 365 und auch unzählige Lösungen anderer Anbieter einzubinden. Dadurch können zu den oben genannten Funktionen, mit praktisch einem Mausklick, viele weitere hinzugefügt werden.

Einsatzbereiche der Teams-Funktionen in der Praxis

Anstatt weitere Funktionen zu nennen, möchte ich Ihnen praktische Anwendungsbeispiele für Microsoft Teams nennen.

Use Case 1: Projektkollaboration

Grundsätzlich verstehen wir unter einem „Team“ in Microsoft Teams in erster Linie einen Platz, der über eine bestimmte Dauer genutzt und danach gelöscht oder archiviert werden kann. Teams eignen sich daher sehr gut für die Kommunikation und Kollaboration innerhalb von Projekten. Hierzu dienen die Konversationen, die über Teams abgebildet werden können und so einen großen Teil der E-Mails ersetzen. Auch die Dokumentenablage, die alle projektbezogenen Dokumente an einem Ort sammelt, wird durch Teams unterstützt. Außerdem lassen sich in Microsoft Teams (virtuelle) Besprechungen organisieren und mittels eines Klicks automatisch aufzeichnen.

 

Erweiterungen nutzen

Die Möglichkeiten von Teams sind dabei nicht nur auf diese Standardfunktionen begrenzt.

Wird eine Möglichkeit benötigt, um Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen? Dann kann hierzu Planner verwendet werden, welcher sich nahtlos in Microsoft Teams integrieren lässt und die zentrale Verwaltung von Aufgaben ermöglicht. Durch ein persönliches Dashboard geht auch der Überblick über die Aufgaben nicht verloren, wenn man als Mitarbeiter in mehreren Projekten arbeitet.

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Aufgabenplanung erfolgt in Microsoft Teams mittels der Integration von Microsoft Planner.

Wird in einem Software Projekt in Azure Dev Ops gearbeitet? Auch hierfür gibt es eine fertige Integration. Darüber hinaus können neue Aufgaben und User Stories in den Konversationen geteilt und besprochen werden. Sie können aber auch einen eigenen Reiter in Teams erstellen, um dort direkt an den Aufgaben und User Stories zu arbeiten. So müssen Sie nicht einmal Microsoft Teams verlassen, um den aktuellen Status einer Aufgabe zu erfahren.

Verwenden Sie Confluence und Jira, um Ihre Dokumentation und Ihr Ticketing abzuwickeln? Dann können Sie auch diese Lösungen in Microsoft Teams integrieren. So werden neue Tickets von einem Bot automatisch in MS Teams geteilt. Sie können aber auch in Microsoft Teams über Änderungen an Confluence-Seiten benachrichtigt werden und so die wichtigsten Seiten als eigene Reiter in Microsoft Teams einbinden.

Die genannten Funktionen sind jetzt natürlich nicht neu und Sie können all diese Funktionen in der jeweiligen Anwendung auch direkt verwenden. Aber durch die Integrationen lässt sich Microsoft Teams als zentrale Plattform für Ihre Projektzusammenarbeit nutzen. So wechseln Sie in der Arbeit nicht zwischen einem Instant Messenger, einer Meeting Lösung, einer Dokumentenablage und den diversen anderen Anwendungen, sondern haben alles in einer Anwendung gesammelt. Das erspart Ihnen bei der täglichen Arbeit im Projekt viel Zeit.

Use Case 2: Zusammenarbeit in kleinen Organisationen

Wie im vorangegangenen Kapitel erklärt, sind Teams in erster Linie für die Zusammenarbeit über eine definierte Dauer, also beispielsweise in Projekten, gedacht.  Bei sehr kleinen Unternehmen eignet sich jedoch Microsoft Teams auch im tagtäglichen Gebrauch ideal. Damit schafft man einen Platz, über den Mitarbeiter Dokumente austauschen und kommunizieren können. Bei kleinen Unternehmen ist die Menge an Informationen im Vergleich überschaubar. Starre Prozesse würden der Schnelllebigkeit des Unternehmens eher im Wege stehen, als sie zu unterstützen. Deshalb kann auch hier ein Team in Microsoft Teams die bessere Wahl für die Zusammenarbeit sein.

Da bei kleinen Unternehmen die Anzahl der Teams tendenziell überschaubar bleibt, besteht auch nicht das Risiko, dass diese allgemeinen Teams „in der Menge verloren" gehen.

Dieselbe Herangehensweise kann natürlich auch auf neue Organisationen in einem etablierten Unternehmen übertragen werden. Dies kann bei der Entstehung eines neuen Bereiches durch Umstrukturierung oder Erweiterung des Portfolios bzw. bei nicht klar definierten Abläufen innerhalb einer Abteilung sein.

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Unterhaltungen in Microsoft Teams ersetzen effektiv den E-Mail-Verkehr und beschleunigen die Kommunikation deutlich.

Microsoft Teams

Wie man eine gute Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern gewährleistet? Microsoft Teams ist eine gute Lösung! Und das nicht nur für Büromitarbeiter sondern auch für die Produktion!

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Use Case 3: Zusammenarbeit im Marketing

Gerade in Abteilungen, die viel interne und externe Kommunikation benötigen und auch darauf angewiesen sind, regelmäßig Daten mit externen Dienstleistern auszutauschen, macht Microsoft Teams Sinn. Marketing Abteilungen haben oftmals sehr engen Kontakt mit externen Dienstleistern aufgrund von laufenden Kampagnen oder bei der Ausarbeitung von Marketing Unterlagen. Dabei reicht die Palette von Werbeagenturen über Grafikdesigner bis hin zu Textern. Von diesen werden über kurze oder längere Zeit Inhalte verschiedenster Art für das Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Microsoft Teams kann die Arbeit einer Marketing Abteilung vereinfachen, indem es die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit allen externen Dienstleistern vereinfacht. Microsoft Teams bietet hierfür nicht nur die Möglichkeit Dateien schnell auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten, sondern verlagert auch die Kommunikation über E-Mails hin in die Konversationen von Teams. Auch Besprechungen zu Marketing Aktivitäten lassen sich in Microsoft Teams abhalten und zum Beispiel über ein integriertes OneNote dokumentieren.

Gerade Designs und Grafiken erfordern eine schnelle Möglichkeit, sich gemeinsam etwas anzusehen. Mit der Möglichkeit, seinen Bildschirm freizugeben, bietet Microsoft Teams dafür die ideale Lösung. Das Hin- und Herschicken von Grafikentwürfen via E-Mail wird somit überflüssig.

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Eine direkte und schnelle Konversation zu Dateien wird in Microsoft Teams leicht gemacht.

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Planung von Meetings in Microsoft Teams. Besprechungen können direkt einem Team zugeordnet werden, um Notizen und Dateien während der Besprechung schnell im Team abzulegen.

Fazit

Microsoft Teams ist eine sehr vielfältige Lösung, die man in unterschiedlichsten Praxisbereichen einsetzen kann. Aber wie jedes Tool hat auch Microsoft Teams seine Grenzen. Diese sollte man kennen und die eigenen Anforderungen entsprechend bewerten. Bei steigender Anzahl an Teams ist es wichtig, die Wartung der Teams im Auge zu behalten. Insofern gilt es eine Strategie zu entwickeln, wie und wofür Teams eingesetzt werden soll, anstatt einfach darauf loszuarbeiten. Wir helfen Ihnen gerne, die richtige Strategie für Microsoft Teams zu finden!

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