ERP, Collaboration

O365 SALES – Where Listeners get Solutions

Mary Ann Hoffmann23.10.2019
blog_bild-Einsatz von O365

Einsatz von O365 und Teams im Vertrieb – aus Sicht eines Vertriebsmitarbeiters

Gerade im Vertrieb gibt es viele kollaborative Prozesse. Das Tagesgeschäft eines Vertrieblers ist geprägt von Telefonaten, E-Mails, Anfragen und permanenten Abstimmungen mit Interessenten, Neukunden und Bestandskunden. Zudem sind Vertriebler in der Regel eng verzahnt mit Partnerunternehmen und erarbeiten gemeinsame Lösungen für strategische Partnerschaften im Vertrieb und dem Produktmanagement. Man sieht Vertriebler auf Messen und Kongressen – immer nah am nächsten Interessenten und möglichen Neukunden. Immer dort, wo das Interesse von Menschen an Dienstleistungen und Produkten auf einen Zuhörer trifft. Genau dort, wo Herausforderungen die entsprechenden Lösungen suchen.

Telefonate, Kontakte, Anfragen und Termine

Täglich lernt ein Vertriebler neue Menschen und somit neue Kontakte und potenzielle Interessenten (Leads) kennen. Zur optimalen Kontaktverwaltung inkl. Gesprächsnotizen eignet sich Microsoft Dynamics 365. Mittels der Microsoft Dynamics 365-App für Outlook können E-Mails ins CRM hochgeladen und Unterhaltungen nachverfolgt werden. Dies ist essenziell für einen Seller, der einen Großteil seiner Arbeitszeit mit Kommunikationsprozessen verbringt. Ob Telefonate mit Interessenten, Terminvereinbarungen mit Kunden, Abstimmungen mit Kollegen oder die Erarbeitung gemeinsamer Vertriebsstrategien – Vertriebler meistern tagtäglich die verschiedensten Gespräche.

Doch wie kann O365 einen Vertriebler bei diesen Prozessen ideal unterstützen? Dank Microsoft Teams ist es einfacher geworden, Telefonkonferenzen mit Interessenten und Kunden zu führen.

  • Mittels Audio- und Video Calls in MS Teams können Kontakte unkompliziert angerufen werden
  • Interessenten und Kunden können dem Vertriebsmitarbeiter bei Nichterreichbarkeit mittels Voicemail eine Nachricht hinterlassen
  • Im MS Teams Group Chat kann durch „Screensharing“ der Bildschirm freigegeben und Vertriebsdokumente mit Kunden und Kollegen abgestimmt werden
  • Meetings (z. B. Videokonferenzen) können für spätere Potentialauswertungen aufgezeichnet werden
  • Notizen aus dem Tagesgeschäft können mittels Microsoft OneNote festgehalten werden

Gesprächs- oder Nachrichtenverläufe können Kontakten und Firmen im MS Dynamics 365 zugeordnet werden, sodass Vertriebskollegen in Vertretungsfällen bei Kunden up to date sind

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Ausschreibungs-, Angebots- und Partnermanagement

Ein weiterer Aufgabenbereich im vertrieblichen Tagesgeschäft ist das Bid-Management – die Begleitung von Ausschreibungen (Beantwortung von Sachverhalten aus Ausschreibungen, Abstimmung von Textzuarbeiten) und das Erstellen von individuellen Angeboten für Interessenten und Kunden. Hierbei kommt es meist zu hohen Abstimmungsaufwänden bezüglich konkreter Aufgabenstellungen mit Mitarbeitern und Partnerunternehmen. Auch bei diesen typischen Vertriebsprozessen kann O365 geeignete Tools für die Zusammenarbeit liefern:

  • Via OneDrive kann der Vertriebsmitarbeiter seine Angebotsvorlage in Word sichern und mit beteiligten Kollegen teilen
  • In einem MS Teams Gruppenchat tauschen sich die Beteiligten über den aktuellen Arbeitsstand zu den Ausschreibungsfragen, Angebotsdokumenten und weiteren Fristen und Terminen aus
  • Geht ein Angebot in einen Auftrag über, so kann bei Projektbeginn die zentrale Dokumentenablage im MS SharePoint mittels Dokumentenbibliotheken und einer geeigneten Ablagestruktur erfolgen. Die Projektdokumente stehen dann allen Projektbeteiligten zur gemeinsamen Bearbeitung bereit.

Analysen, Auswertungen, Präsentationen und Prognosen

Auch das Nachverfolgen von Vertriebskampagnen und die Auswertung vergangener Vertriebsaktionen sind Bestandteil der Aufgaben eines Sellers. Die wiederkehrende Erstellung von Präsentationen für Strategiegespräche und Presales Workshops bei Kunden sind ebenso relevante Vertriebsprozesse, wie das Erfassen von Vertriebsprognosen.

  • Für andauernde oder wiederkehrende Projekte, z. B. interne Vertriebskampagnen oder Vertriebsstrategien mit Partnerunternehmen, kann ein Team mit verschiedenen Channeln (verschiedene Arbeitsthemen oder Arbeitspakete eines Projektes) gebildet werden.
  • Für eine Kampagne oder einen Kundenworkshop kann mittels Microsoft PowerPoint ein Präsentationsentwurf erstellt werden. Mit den integrierten Design Ideas werden bereits Designvorlagen passend zur entsprechenden Folie zur Verfügung gestellt.
  • Mittels Microsoft Dynamics 365 können Reaktionen auf eine Kampagne erstellt und ausgewertet werden.
Microsoft Teams

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Fazit

Vertrieblern stehen zahlreiche O365 Lösungen zur Unterstützung Ihrer täglichen Arbeitsprozesse zur Verfügung. Die Herausforderung besteht darin, für den jeweiligen Anwendungsfall das individuell passende und Freude bereitende Werkzeug zu finden und sich im Tool-Jungle von O365 nicht zu verlieren und Werkzeuge für bestimmte Aufgaben und Prozesse auszuwählen. So just try it and see how each O365 tool will create value for you.

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Author:
Mary Ann Hoffmann
Consultant Modern Workplace