Digitalisierung, ERP, Collaboration

Warum ein modernes Finanzsystem auf Process Mining setzt

Daniel Kolm

Potenziale ausschöpfen durch Process Mining

Schneller. Effizienter. Besser. Kontinuierliche Verbesserung ist das Gebot der Stunde, um am Markt bestehen zu können - dies gilt auch im Finanzbereich. Die Geschwindigkeit und Effizienz der Arbeitsabläufe entscheiden häufig über Erfolg und Misserfolg. Egal ob im Vertrieb, der Produktion oder eben im Finanzwesen.

Aber wo liegt noch Potenzial? Process Mining unterstützt Sie dabei, Automatisierungspotenzial aufzuzeigen, sowie Prozess-Schritte zu identifizieren, an denen es strukturell immer wieder "hakt". Optimierungen können damit gezielt vorgenommen werden und treffen damit genau den Nerv der Mitarbeiter*innen. Diese können sich mit der gewonnenen Zeit anspruchsvolleren Aufgaben widmen, um beispielsweise die Geschäftsführung in komplexen Finanzfragen zu beraten.

Die im Rahmen von Process Mining gewonnenen Erkenntnisse stellen einen essenziellen Input für eine umfassende Digitalisierungsstrategie dar. Damit können Sie da ansetzen, wo der Schuh am meisten drückt - und damit den größten Impact erzeugen.

Wo ist es nun besser? Bei Process Mining geht es nicht nur darum effizienter zu werden, Sie können durch die richtigen Blickwinkel auch wesentliche Unternehmenskennzahlen wie DSO (Days Sales Outstanding) oder DPO (Days Payable Outstanding) entscheidend verbessern und somit direkt die Liquidität Ihres Unternehmens beeinflussen.

Was ist Process Mining?

Process Mining ist eine Methodik mit der Spuren in Ihren Systemen systematisch ausgewertet und in Prozessabläufe transformiert werden. Dadurch lassen sich Prozesse so darstellen, wie sie in der Realität tatsächlich ablaufen (IST Prozesse) und mit Kennzahlen wie Häufigkeiten, Durchlaufzeiten oder Iterationen versehen. Entscheidend dabei ist, dass es sich nicht um einen SOLL- (Wunsch) Prozess handelt.

Aus den erzeugten Daten können mit wenigen Klicks Anomalien eines gesamten End-to-End-Prozesses dargestellt und damit Engpässe, Prozess-Iterationen, Doppelarbeiten sowie generelle Optimierungs- & Automatisierungspotenziale aufgezeigt werden.

Häufige Pain Points in den Finanzprozessen sowie Lösungsansätze

Die Bearbeitung offener Posten stellt häufig eine Kernaufgabe der Finanzabteilung dar. Je länger die Listen, desto größer der negative Impact auf die Liquidität des Unternehmens. Wie sieht die Zahlungsmoral Ihrer Kunden aus und was bedeutet das für Ihre Liquiditätsplanung? Wird eine schlechte Zahlungsmoral Ihrer Kunden unter Umständen noch mit hohen Rabatten belohnt?

Gleiches gilt natürlich auch andersrum. Schöpfen Sie das größtmögliche Skontopotenzial aus oder lassen Sie Abzugsmöglichkeiten liegen, indem Eingangsrechnungen zu spät bezahlt werden? Werden diese zu früh bezahlt sinkt die DPO, was wiederum nicht das Optimum hinsichtlich Liquidität darstellt. Diese und weitere Fragen können ganz einfach mit Process Mining beantwortet werden.

Darüber hinaus werden aber auch Arbeitsschritte sichtbar, an denen es immer wieder zu Nacharbeiten kommt - beispielsweise, weil der Prozess im System nicht ideal abgebildet ist. Dies kann zu Wiederholungen im Prozess und dadurch verlorener Zeit führen, was wiederum (indirekte) Kosten oder im schlechtesten Fall Unzufriedenheit bei den Kunden verursacht.

Durch die ideale Einbettung von Process Mining in die Microsoft Power Plattform können die gewonnen Erkenntnisse auch gleich direkt in Ergebnisse überführt werden - zum Beispiel durch einen in Power Automate optimierten Workflow.

Den CFO Bereich weitergedacht!

Der Finanzbereich übernimmt häufig die Verantwortung für cross-funktional angelegte Effizienz- und Kostensenkungsmaßnahmen und bildet die steuernde Klammer, um Unternehmensziele in diesem Bereich zu erreichen. In der Praxis häufig kein leichtes Unterfangen. Eine gewisse Distanz zu operativen Prozessen führt einerseits zu einer neutralen, objektiven Sicht auf den Status-Quo, andererseits erschwert es diese Distanz, "ungefiltert" und transparent an den notwendigen Detailgrad der IST-Prozesse zu kommen.

Die Praxis zeigt, dass im Rahmen klassischer Erhebungsverfahren wie Gesprächen, Interviews oder Fragebögen, Informationen (bewusst oder unbewusst) verloren gehen oder im schlimmsten Falle "geschönt" werden. Insbesondere Organisationen, in welchen Themen wie Change-Management und Fehlerkultur eher Buzzwords als gelebte Praxis sind, sind häufig davon betroffen. Mit Process Mining schaffen Sie Fakten. Diese gilt es dann Unternehmensintern zu analysieren und Verbesserungen umzusetzen.

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Fazit

Sie möchten die Schlagfertigkeit Ihres Unternehmens verbessern und Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern? Sie sehen die digitale Transformation als Chance und gehören zu den Gewinnern, indem Sie faktenbasiert entscheiden? Dann ist Process Mining die ideale Plattform und eine state-of-the-art-Lösung, um Transparenz in Ihre Unternehmensprozesse zu bekommen. Mit Process Mining lösen Sie die wirklichen Pain Points im Tagesgeschäft. Durch unser niederschwelliges Angebot und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Process Mining werden sie definitiv profitieren.

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Author:
Daniel Kolm
Produkt Manager Data & Analytics