Produkt, Branchenlösungen
Produkt des Monats - Juni 2018: cc|scout
31.05.2018
Wenn IT-gestützte Prozesse nicht rund laufen, kann es auch daran liegen, dass Vorgaben, Funktionen und Arbeitsabläufe in der Business-Software nicht ausreichend dokumentiert sind. Mit der Electronic Performance Support-Software cc|scout sind Hilfetexte oder Arbeitsanweisungen mit wenigen Klicks erstellt und bearbeitet. Anschließend werden die Inhalte kontextbezogen veröffentlicht, sodass Nutzer direkt in ihrer Arbeitsumgebung darauf zugreifen können. Während Anwendern von verständlich erklärte Prozessabläufen profitieren, sinkt für Unternehmen der Aufwand für Trainings und individuelle Anwenderunterstützung. Gleichzeitig werden Arbeitsabläufe korrekt ausgeführt, was zu einer höheren Qualität und einer effizienteren Aufgabenbearbeitung führt.
Business-Software kann entscheidend dazu beitragen, Geschäftsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten, etwa indem Arbeitsabläufe standardisiert und automatisiert werden. Ein ERP-System zu implementieren, ist indes nur die halbe Miete. Schließlich müssen die Mitarbeiter mit der neuen Software auch umgehen können, um den vorhandenen Spielraum voll auszuschöpfen. Doch gerade daran hapert es oft, stellte das Marktforschungsinstitut Meta Group in einer Studie fest. Demnach lagen die Softwarekenntnisse bei 64 % der Anwender unter dem Standard, 12 % berichteten sogar von sehr großen Schwierigkeiten bei der täglichen Arbeit. Der oft unzureichende Wissenstransfer bei Softwareprojekten führt am Ende dazu, dass sich nur ein Teil des kalkulierten Nutzwertes tatsächlich erreichen lässt und der Return on Investment (RoI) entweder spät oder gar nicht realisiert wird. Derartige Fehler beim Change-Management belasten nicht nur den Support und die wenigen Key-User im Unternehmen, sie können auch die strategische Planung und die betriebliche Gewinnsituation negativ beeinflussen.
Informationen kontextorientiert bereitstellen
Dass Mitarbeiter Business-Software optimal beherrschen sollten, liegt im betrieblichen Interesse. Es ist jedoch nicht notwendig, dass man in jeder Situation jeden einzelnen Arbeitsschritt auswendig kennt. Viel wichtiger ist es, wenn relevante Informationen zur rechten Zeit an der richtigen Stelle des Prozesses bereitgestellt werden. Klassische Online-Hilfen, bei denen zunächst nach Schlagworten und dann in unübersichtlichen Ergebnislisten gesucht wird, sind dabei nicht zielführend. Gleiches gilt für zu komplizierte Tools für Informationsbereitstellung. Schließlich können sich Geschäftsprozesse schnell ändern, etwa wegen neuer Gesetze oder Kundenanforderungen.
Multimediale Lerninhalte mit wenigen Klicks erstellen
cc|scout ist eine leicht zu bedienende Applikation, mit der sich Arbeitsanweisungen oder Programmhilfen auf einfache Weise erstellen und ändern lassen. Wenige Handgriffe genügen, um Screenshots aufzunehmen, Videos aufzuzeichnen und diese mit zusätzlichen Texten zu versehen. Die Inhalte werden direkt in Word bearbeitet und anschließend kontextsensitiv dort bereitgestellt, wo sie im Alltag benötigt werden. Mit cc|scout kann man nicht nur unterschiedliche Medien kombinieren, sondern auch interaktive Screencasts erstellen, bei denen Prozesse schrittweise durchgespielt werden. Auf diese Weise ist ein optimales Lernerlebnis gewährleistet. cc|scout unterstützt alle gängigen Hilfeformate, wie sie etwa bei Unternehmenslösungen von Microsoft, SAP oder Oracle eingesetzt werden. Dabei kann man Inhalte in bis zu 19 verschiedenen Sprachen produzieren und verwalten. Genau betrachtet, besteht cc|scout aus drei verschiedene Programmbereichen:
- Der Author ist ein Word-Add-in, mit dem Sie direkt aus der vertrauten Office-Umgebung Hilfetexte und Arbeitsanweisungen erstellen. Experten können so im gewohnten Umfeld Arbeitsabläufe aufzeichnen, kommentieren und mit ergänzenden Informationen versehen.
- Der Advisor zeigt neu erstellte Inhalte an. Da cc|scout Anweisungen und Hilfetexte zu den unterschiedlichsten Anwendungen bereitstellt, erkennt der Advisor selbstständig, mit welchem Programm oder welcher Webanwendung gerade gearbeitet wird.
- der Publisher stellt neue Inhalte bereit. Selbst existierende Anleitungen aus anderen Anwendungen lassen sich importieren, administrieren und kontextbezogen veröffentlichen.
Effizientere Prozesse dank optimaler Anwenderunterstützung
cc|scout gewährleistet, dass Prozessänderungen und neue Funktionen zeitnah dokumentiert und im gesamte Unternehmen kontextorientiert bereitstehen. Anwender greifen so stets auf die richtigen Informationen zu und können ihre Aufgaben von Anfang an korrekt ausführen. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Mit cc|scout
- sinkt der Trainingsaufwand um rund 50 %
- geht die Zahl der Helpdesk-Anfragen um 40 % zurück und
- die Fehlerquote fällt um etwa 50 % geringer aus.
Unterm Strich profitieren Unternehmen also von einem deutlich vereinfachten innerbetrieblichen Know-how-Transfer, einem professionelleren Umgang mit Business-Software und – in Folge der sinkenden Fehler- und Rückfragequote – auch von einer höheren Prozessqualität.
Wir beraten Sie gerne!
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