Data & Analytics, ERP, Produkt
Produkt des Monats – April 2019: cc|dms
05.04.2019
Ein ERP-System weiß viel, aber nicht alles. Mit einem integrierten Dokumentenmanagement schaffen Sie Transparenz und verbreitern die Informationsbasis Ihrer Mitarbeiter. Die automatische Verschlagwortung und die effiziente Volltextsuche sorgen dafür, dass sie stets auskunftsbereit sind und Fragen schnell beantworten. Selbst unterwegs lassen sich per App Belege einsehen oder neue Dokumente erfassen. Ersparen Sie es Ihren Mitarbeitern, in Akten zu wühlen. Mit cc|dms und Microsoft SharePoint ist das ganz einfach.
Während Gletscher beständig vor sich hinschmelzen, wachsen die Dokumentenberge rasant in die Höhe. Die Gründe sind vielfältig: globale Wertschöpfungsketten, zunehmender Arbeitsteilung, wachsende Regulierung – und das Bedürfnis, betriebliches Wissen bis ins Detail zu dokumentieren. Mit einem modernen Dokumentenmanagement gelingt es, trotz des steigenden Dokumentenvolumens mehr Transparenz zu schaffen.
Nicht alles steht im ERP-System
Der überwiegende Teil dieser Dokumente steht im direkten Zusammenhang mit betrieblichen Geschäftsvorgängen wie Buchungen, Prüfungen, Angeboten oder der Qualitätssicherung. Prozesse, die vom ERP-System gesteuert werden und bei denen man zu allererst in der Unternehmenssoftware nachschaut, um Details zu erfahren. Doch der Einblick ist eingeschränkt. Per Post und E-Mail eingehende Dokumente oder Inhalte, die mit anderen Anwendungen erstellt wurden, sind dort nicht zu finden.
Ein Weg, dies zu ändern, führt über cc|dms. Die Zusatzsoftware verknüpft die Microsoft Dynamics ERP-Systeme mit Microsoft SharePoint, ergänzt um einige effiziente Dokumentenmanagement-Funktionen.
Einfach zu bedienen, viele Vorteile
Hierzu gehört vor allem die Dokumentenbox: Anwender können dort per drag & drop PDF- oder Office-Dokumente ablegen, die dann in SharePoint hochgeladen und mit der Unternehmenssoftware verknüpft werden. Die Dokumente werden dabei mit Bezug zum jeweils offenen Bereich im ERP-System automatisch verschlagwortet. Zudem lässt sich cc|dms so einrichten, dass Berichte und Ausgangsdokumente aus dem ERP-System parallel zum Druck automatisch archiviert werden. Das hat gleich mehrere Vorteile:
- ERP-Nutzer können direkt aus der ERP-Software heraus auf relevante Dokumente zugreifen.
- Dokumente aus dem ERP-System stehen auch jenen Kollegen zur Verfügung, die keinen Zugriff auf die Unternehmenssoftware haben.
- In SharePoint abgelegte Dokumente lassen sich auch per Smartphone und Tablet recherchieren.
- Mit dem einfachen, flexiblen Zugang entsteht eine zentrale Dokumentenablage, die alle relevanten Informationen bereitstellt – unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät.
Über cc|dms und SharePoint können Dokumente in Genehmigungs- und Freigabeprozesse eingebracht werden, etwa um Angebote abzustimmen.
Professionelle Zusatzfunktionen
Microsoft SharePoint kann zudem mit leistungsstarken Recherchefunktionen wie Filter oder Volltextsuche aufwarten. Zusätzlich lassen sich alle Dokumente um weitere Beschreibungen auf Metadaten-Ebene speichern, was die spätere Suche erleichtert. Eine Protokollfunktion loggt die gesamte Dokumentenhistorie und informiert über jede Änderung.
Fazit
cc|dms erweitert Microsofts Dynamics NAV und Microsoft Dynamics 365 Business Central on premises um eine effiziente Dokumentenverwaltung – und sorgt so für mehr Transparenz. Anwender können ohne Zugang zur Unternehmenssoftware auf Berichte und Ausgangsdokumente zugreifen, ohne diese erst aufwendig anzufordern. Geschäftsvorgänge lassen sich besser dokumentieren und einfacher recherchieren. cc|dms ist schnell eingeführt – besonders, wenn bereits mit Microsoft SharePoint gearbeitet wird.
Schlagworte
