CRM-Referenzbericht Managementforum der Verlagsgruppe Handelsblatt

Managementforum der Verlagsgruppe Handelsblatt

"Microsoft Dynamics CRM stellte sich als die flexibelste Lösung heraus. Unser Mutterhaus hatte bereits mit COSMO CONSULT sehr guu zusammengearbeitet, da lag es nahe, dass wir auch diesen Partner nehmen. Zudem haben uns die Experten der COSMO CONSULT einen Weg des Customizings aufgezeigt, um unsere speziellen Wünsche wie die Veranstaltungsverwaltung komplett anzupassen."

Jörg Streb, Bereichsleiter Marketing & Kommunikation,
Management Forum der Verlagsgruppe Handelsblatt.

Unternehmensprofil

Deutscher Handelskongress, NEOCOM, Deutscher Marketing Tag oder Gipfel der Weltmarktführer; viele renommierte Events liegen in den bewährten Händen des Management Forums der Verlagsgruppe Handelsblatt aus Frankfurt. Getreu dem Motto „Excellence in Business Information“ setzt der führende Anbieter von Veranstaltungen für den Handel und die Konsumgüterindustrie auf die enge Zusammenarbeit mit Partnern und ein ständig erweitertes und adaptiertes Angebot an Messen und Kongressen.

Ausgangssituation und Anforderungen

Kundenhistorie, SAP Anbindung, Prozessautomatisierung

Um zum einen den Bedarf und die Trends am Markt zu erkennen, zum anderen hochwertige Services bieten zu können, ist ein leistungsfähiges CRM-System für das Management der Kundenbeziehungen notwendig. Da die sogenannte Seminarverwaltungsdatenbank, in der das Management Forum die Kundendaten ablegte, technisch veraltet war, keine CRM-Funktionen hatte und die Anforderungen des Vertriebs nach einer Kundenhistorie nicht erfüllen konnte, sollte eine zukunftssichere CRM-Lösung ausgewählt werden. Unter dem Projektverantwortlichen Jörg Streb wurden weitere Anforderungen definiert, wie die automatische Anbindung an SAP für die Verrechnung und an den Webshop, wo Teilnehmer ihre Veranstaltungen buchen. Mangels Schnittstellen war bei beiden Systemen viel manueller Eingabeaufwand nötig, der zusätzlich auch das Risiko von Fehlern mitbrachte.

Verschiedene Lösungen wurden evaluiert und auch die Erfahrungen der Muttergesellschaft, also der Handelsblattgruppe, einbezogen. Schlussendlich erfüllte Microsoft Dynamics CRM Online am besten die Anforderungen nach verbesserte Kundenkommunikation und mobilem Arbeiten auf  eranstaltungen.

Warum COSMO CONSULT?

Die Entscheidung für Microsoft mit dem Partner COSMO CONSULT begründet Jörg Streb, Bereichsleiter Marketing und Kommunikation bei Management Forum: „Microsoft Dynamics CRM stellte sich als die flexibelste Lösung heraus. Unser Mutterhaus hatte bereits mit COSMO CONSULT sehr gut zusammengearbeitet, da lag es nahe, dass wir auch diesen Partner nehmen. Zudem haben uns die Experten der COSMO CONSULT einen Weg des Customizing aufgezeigt, um unsere speziellen Wünsche wie die Veranstaltungsverwaltung komplett anzupassen.“

Die Lösung

CRM mit Veranstaltungs-Management

Die Konzeption, Umsetzung der Prozesse, Anpassungsprogrammierung sowie Inbetriebnahme nahm nur 4 Monate in Anspruch. Hier kam die Expertise von COSMO CONSULT zum Tragen, sowohl als erfahrener Microsoft Partner, als auch als kompetenter Lieferant von eigens entwickelten Branchenlösungen für CRM. 

Die Veranstaltungsverwaltung wurde komplett customized und bietet nun den Mitarbeitern des Management Forums jede gewünschte Funktion für die Verwaltung der Events: Der gesamte Lebenszyklus jeder Veranstaltung ist in MS Dynamics CRM mit automatischen Workflows abgebildet, Teilnehmer werden über den Webshop automatisch eingebucht, die Rechnungserstellung erfolgt direkt aus dem CRM über die SAP Integration, Stornos oder Umbuchungen auf Ersatzteilnehmer sind einfach erledigt und auch wichtige Zusatzfunktionen wie die Verwaltung von Referenten, Moderatoren, VIPs oder Modulbuchungen erfolgen im selben System.

Die Akzeptanz seitens der rund 20 Mitarbeiter aus den Fachabteilungen war von Anfang an hoch, berichtet Streb: „Natürlich war das neue System eine Umstellung, es ist aber sehr intuitiv und gut zu bedienen, dank der Ähnlichkeit mit Office Oberflächen. Der Schulungsaufwand war überschaubar, wir haben Halbtags-Sessions gemacht und dann ging es eigentlich gleich los.“

 

Der Nutzen

Zielgenaue Kundenansprache, mobiles Arbeiten, Datenqualität

Das neue CRM-System verbessert für die Key Accounter im Vertrieb und für die Projektteams die Kommunikation mit ihren Kunden, denn in der Historie ist klar ersichtlich, wer wann mit wem über welche Veranstaltung gesprochen hat. So können beispielsweise Sponsoren, die bereits einen Stand auf einem Kongress gebucht haben, aktiv auf weitere für sie interessante Veranstaltungen angesprochen werden. Auch wenn die Kundenhistorie im Lauf der Zeit erst anwachsen muss, wird der 360 Grad Blick auf jeden Teilnehmer oder Sponsor bereits geschätzt. Nützliche Daten werden auch aus der Kampagnenverwaltung gezogen, denn hier wird klar ersichtlich, aus welchen Mailings die meisten Anmeldungen kamen – so kann aus Best Practices für künftige Veranstaltungen gelernt werden.

Viele Mitarbeiter des Management Forums sehen die Zeitersparnis als großen Vorteil, denn jetzt können sie direkt auf den Events arbeiten und Daten eingeben. Mobilität war ein wichtiges Anforderungskriterium aus dem Tagesgeschäft, welches mit der Cloud Funktion von MS Dynamics CRM Online realisiert wird. Die Entscheidung für die Cloud-Variante fiel auch aufgrund explodierender IT-Kosten wegen des steigenden Serverbedarfs.

Zeit wird auch mit der Integration von SAP gespart, gleichzeitig ist die Datenqualität signifikant gestiegen. Die Faktura wird im CRM-System erzeugt und geht dann in die FiBu von SAP. Ebenso sorgen die automatisierten Prozesse für eine schnelle Abwicklung, davon profitieren die Kunden.

MS Dynamics CRM läuft erfolgreich und Jörg Streb denkt bereits weiter: „Heuer gehen wir das Thema Reporting an, damit wir mit unseren bestehenden Daten besser in die Zukunft blicken können. Denn wir wollen unseren Kunden auf ihre Zielvorstellungen maßgeschneiderte Events anbieten. Wir überlegen auch, mit Unterstützung von COSMO CONSULT andere Drittsysteme wie ein E-Mail Marketingtool oder unser Einlass-Management System anzubinden. Mit dem praktischen Handling ist das CRM-System zum zentralen Werkzeug für unsere Dienstleistungen und Produkte geworden.“

 

Dies ist eine Referenz der COSMO CONSULT SI GmbH (vormals FWI Deutschland GmbH)

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