VirtaMed AG

Operation gelungen – ERP-System sorgt für Transparenz und Effizienz

Seit zehn Jahren arbeitete die auf Chirurgie-Simulatoren spezialisierte VirtaMed AG mit einer Vielzahl unterschiedlicher Einzellösungen. Im Zuge des rasanten Unternehmenswachstums, stieg dadurch der Verwaltungsaufwand überproportional stark an. VirtaMed entschied sich für den Wechsel auf ein schlankes ERP-System, das sich flexibel um zusätzliche Funktionen ergänzen lässt. Seitdem profitiert das Unternehmen von transparenten Informationen, effizienten Prozessen und einer belastbaren Grundlage für das künftige Wachstum.

Unternehmensprofil

Die Welt ein bisschen besser machen, schneller wachsen als der Markt und dabei profitabel bleiben – Bei der VirtaMed AG ist der Traum vieler junger Technologieunternehmen Realität. Als Spin-Off der Eidgenössische Technische Hochschule (ETH) Zürich gegründet, entwickelt VirtaMed Simulatoren für Endoskopien und chirurgische Operationen. Das Sortiment wurde ständig erweitert und umfasst inzwischen Bereiche wie Orthopädie, Urologie und Frauenheilkunde. Trainiert wird mit Originalinstrumenten im Rahmen hoch realistischer Simulationen. „Unsere Technologien helfen, die Ausbildungsqualität von Ärzten und die Effizienz von Operationsverfahren zu verbessern – ohne hierfür an lebenden Menschen zu trainieren“, erklärt Phil Norris, Strategic Project Manager bei VirtaMed. Heute ist das Unternehmen bevorzugter Partner vieler internationaler Medizinverbände und Anbieter der derzeit realistischsten chirurgischen Trainings. Einer der wenigen Anbieter, die überhaupt in der Lage sind, das Szenario im Operationssaal hochpräzise darzustellen. Das Unternehmen beschäftigt 80 Mitarbeiter in Zürich und Florida/USA – rund die Hälfte davon in Forschung & Entwicklung. Zu den Hauptzielgruppen gehören Krankenhäuser, Universitäten, medizinische Fort- und Weiterbildungsinstitute sowie Hersteller von Medizintechnik und die Pharmaindustrie.

Hoher Verwaltungsaufwand

Bislang arbeitete VirtaMed mit einer heterogenen Systemlandschaft. Stiegen die Anforderungen, kamen neue Anwendungen, Kalkulationstabellen oder Dokumentenvorlagen in Word hinzu. Angesichts des nachhaltigen, schnellen Unternehmenswachstums war es klar, dass man mit diesen Strukturen an Grenzen stossen würde. Das Dokumenten- und Belegvolumen wuchs ständig, doch es gab keine gemeinsame Datenbasis. Das führte zu steigenden Gemein- und Verwaltungskosten. Nicht immer war klar, welche Informationen gerade die aktuellsten waren. „In zentralen Bereichen wie Produktion oder Service fehlten einheitliche Standards und verbindliche Strukturen. Unser Anspruch ist jedoch ein verlässliches, konstant hohes Qualitätsniveau“, erinnert sich Norris. Künftig sollten Daten zentral an einem „Single Point of Truth“ gespeichert werden, um Vorgänge leichter zu verfolgen und Geschäftszahlen flexibel und einfach auszuwerten. 

Fast alles im Standard

Bei der folgenden Suche nach einer passenden Unternehmenssoftware stand vor allem die Flexibilität im Fokus. „Wir arbeiten kreativ und benötigen dafür in unseren Prozessen viel Freiraum. Word war für uns ein ideales Werkzeug, um Angebote zu erstellen und anzupassen. Einen ähnlich hohen Komfort erwarteten wir auch von dem neuen ERP-System“, stellt Norris klar. Das Projektteam liess sich Lösungen von Sage, SAP und Oracle demonstrieren, entschied sich am Ende jedoch für Microsoft Dynamics NAV. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt COSMO CONSULT, Europas führender Microsoft Dynamics-Partner. „Wir hatten bei der Präsentation schon sehr viele Aha-Effekte. Die Lösung kam bereits im Standard – also Software plus Zusatzmodule – unseren Vorstellungen sehr nahe. Wir konnten uns daher gut vorstellen, das Projekt gemeinsam mit COSMO CONSULT umzusetzen“, blickt der Strategic Project Manager zurück. Zudem verfügte COSMO CONSULT über eine ausgezeichnete Reputation und als Microsoft Gold und Manufacturing Partner über ein grosses Team. Da sei es leicht gewesen, Vertrauen zu fassen. 

Flexible Strukturen

VirtaMed fertigt auftragsbezogen. Fast jedes Produkt wird individuell auf die Wünsche und Anforderungen der Kunden zugeschnitten. Mitunter werden sogar Produkte bestellt, die physikalisch noch gar nicht existieren und erst entwickelt werden müssen. Um die Produktionsplanung entsprechend flexibel zu gestalten, ergänzte das Projektteam Dynamics NAV um die Branchenlösung cc|auftragsfertigung. Damit kann VirtaMed an praktisch jeder Stufe des Produktionsprozesses Änderungen vornehmen. Die verschiedenen Simulatoren werden dabei in Form von Masterstücklisten dargestellt. Checklisten helfen den VirtaMed-Mitarbeitern – ähnlich wie bei einem Produktkonfigurator – die Modelle den speziellen Wünschen der Kunden anzupassen. Gleichzeitig werden für den weiteren Fertigungsprozess individuelle Auftragsstücklisten erzeugt.

Im Bereich der Auftragsbearbeitung sorgt das Zusatzmodul cc|document management pack für zusätzlichen Gestaltungsspielraum. So können Mitarbeiter zum Beispiel Angebote um längere Textpassagen oder Bilder ergänzen. Auch Berichte und Auswertungen lassen sich flexibel gestalten. „Mit keinem anderen System lassen sich Dokumente und Formulare so gezielt auf die Wünsche unserer Kunden zuschneiden“, freut sich Norris. Die gesamte ein- und ausgehende Korrespondenz kann über das Zusatzmodul cc|dms auf dem Portalserver Microsoft SharePoint abgelegt werden. Wegen der engen Integration beider Systeme erscheinen Belege, Verträge und Dokumente direkt in der Kundenakte unter Dynamics NAV.

Individuelle Anpassungen gab es vor allem in der Logistik: Hier nutzt VirtaMed die erweiterte Seriennummernverfolgung, um verkaufte Simulatoren zu identifizieren. Über die hierarchische Verknüpfung der mehrstufigen Stücklisten lassen sich anhand der Seriennummer des Simulators auch die verbauten Komponenten eindeutig identifizieren. „Auf diese Weise können wir die genaue Konfiguration jedes Simulators feststellen. Wir wissen, welche Komponenten verbaut sind und mit welcher Software das Gerät läuft. Mit diesen Informationen können wir unsere Kunden optimal beraten“, betont Norris. 

Mehr Transparenz und Konsistenz im gesamten Unternehmen

Aktuell arbeiten 15 Nutzer mit Dynamics NAV. Die Niederlassung in Florida greift über ein Virtual Private Network (VPN) direkt auf den Unternehmensserver in Zürich zu. Für den Strategic Project Manager zählt vor allem die Transparenz zu den wichtigsten Errungenschaften des neuen ERP-Systems: „Uns stehen heute mehr Informationen als jemals zuvor zur Verfügung. Unsere Prozesse laufen glatt und sie haben eine konstant hohe Qualität. Genauso hatten wir uns das vorgestellt.“ Zentrale Bereiche wie Produktion oder Materialwirtschaft lassen sich mit cc|auftragsfertigung und Dynamics NAV sehr genau planen. Damit ist zum Beispiel sichergestellt, dass auch ohne ausufernde Vorratshaltung stets genügend Material verfügbar ist, um Aufträge termingerecht auszuführen. Da sämtliche Daten an einer Stelle gespeichert sind, hat das Management direkten Einblick in alle Unternehmensbereiche, was die Planung und Steuerung erleichtert. „Wenn wir entscheiden, bestimmte Lieferanten zu beobachten, können wir die Performance schnell analysieren, um rechtzeitig Massnahmen zu ergreifen“, erklärt Norris. Zudem entfallen manuelle Eingriffe entlang der Prozesskette, weil die wichtigsten Anwendungen – Dynamics NAV, SharePoint, Office 365 – bereits von Haus aus eng miteinander verzahnt sind. Das Team spart so Zeit und kann sich auf die Aktualität der Daten verlassen. Mit der neuen ERP-Software hat VirtaMed nicht nur die aktuellen Prozesse optimiert, sondern gleichzeitig die Weichen in Richtung Zukunft gestellt. Dank der flexiblen, offenen Technologie lassen sich neue Anwendungen oder Cloud-Dienste problemlos einbinden. „Wir arbeiten in effizienten, lückenlos integrierten Prozessen. Damit können wir weiterwachsen, ohne dabei dem Druck hoher Verwaltungskosten ausgesetzt zu sein“, resümiert Norris.

Als nächsten Schritt plant VirtaMed den Rollout von Dynamics NAV in den USA.  Um sicherzustellen, dass Mutter- und Tochtergesellschaft mit den gleichen Stammdaten arbeiten, übernimmt das Zusatzmodul cc|data integration suite die Synchronisation beider Mandanten. Auf diese Weise werden sämtliche Daten zentral verwaltet und Doppeleingaben vermieden. Konsistente Daten und effiziente Prozesse sind von entscheidender Bedeutung, wenn beide – die Schweizer Mutter und die Tochtergesellschaft in den USA – sich immer mehr am Markt für Trainingssimulatoren etablieren.