Wohngroup GmbH

„In der Zusammenarbeit mit COSMO CONSULT ist uns früh aufgefallen, dass sie für alle Bereiche wie Dokumentenmanagement, Telefonie oder Datensicherheit eigene Spezialisten haben.“

Denis Sternkopf, Leiter Smart Home & IT WOHNGROUP

„In unseren Büros gibt es keine Kopierer und Aktenschränke mehr. Stattdessen einen zentralen Drucker für drei Etagen. Die Druckkosten betragen nur noch ein Zehntel.“

Sylvia Gööck, Assistentin der Geschäftsführung WOHNGROUP

Unternehmensprofil

Die WOHNGROUP ist auf den Neubau von Wohnquartieren in Mitteldeutschland spezialisiert. Getreu dem Leitspruch „smart wohnen – clever leben“ schafft die Wohngroup für ihre Kunden neue Zuhause, deren Wohnungen ein Gefühl von Geborgenheit und familiärer Atmosphäre bieten. Moderne Architektur vereint dabei innovative Aspekte mit Natur, Begegnung und gegenseitige Achtsamkeit zu modernem Leben und Wohnen. Optionen wie Gemeinschaftsgarten, Car- oder Bike-Sharing, E-Ladestationen, Smart Home und Bollerwagen, für den Einkauf in der Nachbarschaft kommen zum Tragen. Die WOHNGROUP entwickelt, plant, vermittelt, vermietet und verwaltet moderne Quartiere mit 150-450 Wohnungen und optimiert als Firmenverbund Abläufe von der Projektidee bis hin zur langfristigen Betreibung.

Wachstum führt zu Jahr der Erneuerung

Das konstante Wachstum der WOHNGROUP erforderte neue, smarte Arbeitsmethoden und die Geschäftsführung entschied sich für eine Modern Workplace Lösung in der Cloud. Man rief ein Jahr der Erneuerung aus, in dem sowohl die gesamte IT als auch die Firmenzentrale - eine denkmalgeschützte Villa - umgebaut wurden. „Der Server stand im Keller, mit VPN-Verbindung wurde auf die Programme und Daten zugegriffen, die alte Lösung war instabil“, rekapituliert Denis Sternkopf, Leiter von Smart Home & IT, dem aufgrund seiner Kompetenz für smarte Lösungen das Change-Projekt übertragen wurde. Gemeinsam mit Sylvia Gööck führte er das Projekt, denn als Assistentin der Geschäftsführung kennt sie die Prozesse, Aufgabenfelder und Dokumentenvolumina: „Als ich begonnen habe, waren die Wände noch voll mit Aktenschränken und ich bekam die Aufgabe das papierlose Büro umzusetzen. Privat war es bereits viel einfacher, digital zu kommunizieren und ich dachte mir, das muss doch auch im Büro-Alltag möglich sein.“

Gesamtumstieg in die Cloud braucht fundierte Roadmap

Im Rahmen einer IST-Analyse erfasste das zweiköpfige Team, in welcher Abteilung es welcher Programme bedarf. „Wir sind zwar beide sehr IT-affin, doch war es von vornherein klar, dass wir als WOHNGROUP weder Ressourcen noch das Know-how haben, um eine eigene IT-Abteilung zu betreiben. Das macht wirtschaftlich keinen Sinn“, sagt Sternkopf. Im nächsten Schritt sammelten sie auf Messen Informationen und suchten gleichzeitig einen geeigneten Partner; denn der externe IT-Dienstleister, der den Server bis dato betreute, hatte nicht genügend Kompetenzen für einen so umfassenden Umstieg auf cloudbasierte Lösung. Die Experten von COSMO CONSULT überzeugten mit ganzheitlichem Blick, umfassendem Lösungswissen, Change-Management Methoden und Data-Security Know-how. „Die Roadmap mit COSMO CONSULT stand am Beginn unserer Zusammenarbeit. Wir wollten keine einzelnen Bestandteile, sondern den gesamten Firmenverbund mit seinen unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen einheitlich ausstatten“, so Sternkopf weiter. Wichtig war dabei, die gesamte Belegschaft von Beginn an einzubeziehen und das Tempo der Umsetzung an die verfügbaren Kapazitäten von WOHNGROUP anzupassen.

Spezialisten für jeden Bereich

Phase 1 der Roadmap umfasste Microsoft Office 365, Microsoft Teams und den wichtigen Bereich Datensicherheit, inklusive Multifaktorauthentifizierung. Im zweiten Schritt folgte die Erneuerung des Mailsystems mit Microsoft Exchange und die Umstellung der Telefonie: Das Festnetz-Telefon wurde abgeschafft, jeder ist nun via Microsoft Teams-App sowohl über die Mobil- als auch über die Festnetznummer erreichbar. In der letzten Phase implementierte man Microsoft OneDrive und Microsoft SharePoint für das Dokumentenmanagement und ein Intranet für die interne Kommunikation.

„COSMO CONSULT stand mit seinen eigenen Spezialisten für uns bereit - für alle Bereiche wie Dokumentenmanagement, Telefonie oder Datensicherheit. Zusätzlich stand uns ein Projektleiter als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung, wenn wir neue Themen eingebracht haben“, berichtet Denis Sternkopf. „Die Abstimmungsgespräche verliefen alle online. COSMO CONSULT hat von sich aus regelmäßig nachgehakt und so wurde die Timeline eingehalten. Es war eine sehr fruchtbare Zusammenarbeit“, ergänzt Gööck. Für das Customer Relationship Management (CRM)-System entschied WOHNGROUP, eine Branchenlösung zu suchen. Doch der Versuch war erfolglos und so musste kurzfristig eine Alternative her, um den Zeitplan zu halten, so Gööck weiter: „Schließlich entschieden wir uns für Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, das uns bereits zuvor von COSMO CONSULT empfohlen wurde. Die Implementierung konnte in nur einem Monat umgesetzt werden, das hat uns sehr beeindruckt. Wenn es um Kompetenz für Microsoft Lösungen geht, kann ich COSMO CONSULT empfehlen.“ Die Umstellung der gesamten IT benötigte 1,5 Jahre.

Modern Workplace für alle Anwendungen

Großes Augenmerk legte das Projektteam darauf, die 24 Anwender*innen in das Projekt einzubeziehen und sie regelmäßig zu informieren. Alle wurden mit identischen Laptops ausgestattet und starteten mit einer Grundlagenschulung von COSMO CONSULT. Danach gab es inhouse eine wöchentliche „Digitale Stunde“, wo neue Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten vorgestellt, sowie Fragen beantwortet wurden; dazu Sternkopf: „Wir sind durch die typischen Phasen des Change-Managements gegangen. Manche lehnten die Lösung zuerst ab, weil sie nicht wie früher war, obwohl sie mit der alten Lösung unzufrieden gewesen sind. Aber mit der Anwendung kam schnell die Akzeptanz.“ Die Tätigkeiten der WOHNGROUP bestehen zu 90 % aus Projektarbeit und das neue Gesamtsystem verbessert viele interne Prozesse, wie die Zusammenarbeit in den Teams und die Kommunikation bei mobilem Arbeiten, sei es im Home-Office oder unterwegs. Auch die Einbeziehung externer Partner wie Architekten ist jetzt einfach möglich. Das erleichtert Abstimmungen und steigert die Qualität. Über die erfolgreiche Umsetzung des papierlosen Büros freut sich Sylvia Gööck: „In unseren Büros gibt es keine Kopierer und Aktenschränke mehr. Stattdessen einen zentralen Drucker für drei Etagen. Die Druckkosten betragen nur noch ein Zehntel.“

Der nächste konsequente Schritt ist die Prozessoptimierung. Geprüft wird, welche Prozesse durch die Digitalisierung effizienter gestaltet werden können. Dazu hat das Projektteam der WOHNGROUP  eine Admin-Schulung absolviert, um kleine Anfragen selbst umsetzen zu können, blickt Gööck in die Zukunft: „Wir möchten die Zusammenhänge verstehen, weil wir die IT-Lösung langfristig nutzen wollen. Und eines ist klar: Unsere Weiterentwicklung mit Hilfe der IT wird nie zu Ende sein.“

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Jan Lödige
Customer Relationship Manager Marketing

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