Mehr als ein Stück Sicherheit

88 Prozent der deutschen Unternehmen setzen im internationalen Wettbewerb vor allem auf den Faktor „Qualität“. Das ergab eine gemeinsame Umfrage der Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ) und des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW). Auf der anderen Seite nutzen nach einer Studie der Unternehmensberatung Proxcel GmbH weniger als die Hälfte der befragten Betriebe professionelle Qualitätsmanagement-Systeme.

Perfektes Qualitätsmanagement mit einem integrierten System

Steigende Anforderungen

Das dürfte sich schon bald ändern, denn die Anforderungen steigen – durch den wachsenden Kostendruck, höhere Kundenerwartungen oder die zunehmende Globalisierung. Letztere stellt Unternehmen zum Beispiel vor die Herausforderung, mit international unterschiedlichen Normen umzugehen. Auch diese können sich ändern. So werden beispielsweise im September 2018 alle Zertifikate nach der ISO 9001:2008 ihre Gültigkeit verlieren. Mit der Rezertifizierung auf aktuelle Standards sind unter anderem höhere Anforderungen an Dokumentation und Prozesssicherheit verbunden. Qualitätsmanagement-Systeme sind in der Lage, den Prozess der betrieblichen Leistungserstellung über alle Abteilungen hinweg zu begleiten und zu dokumentieren. Sie sind damit ein zentraler Baustein für bewährte Methoden wie dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Und sie sind ein zentrales Werkzeug, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Hoher Funktionsumfang

Das Qualitätsmanagement von COSMO CONSULT ist ein vollständig integriertes System, das komplexe Prozessstrukturen unterstützt. Ziel ist es, sämtliche Maßnahmen zu dokumentieren, mit denen die Prozessqualität gesichert beziehungsweise verbessert wird. Neben dem Dokumenten- und Workflowmanagement gehört daher auch das Qualitätsmanagement-Handbuch zur Grundausstattung.

Das Qualitätsmanagement von COSMO CONSULT ist für Produktions- und Dienstleistungsbetriebe gleichermaßen gut geeignet. Qualitätsmanagementbeauftragte steht damit ein Gesamtsystem zur Verfügung, dass

  • die Mitarbeiter der Qualitätssicherung bei ihrer täglichen Arbeit entlastet
  • mit Verfahrensanweisungen, Vorlagen und Workflows die Dokumentenerstellung und Dokumentenlenkung komfortabel unterstützt
  • in- und externe Audits optimal begleitet und
  • den kontinuierliche Verbesserungsprozess lückenlos dokumentiert.

Basis des Qualitätsmanagement-Systems ist die Portallösung Microsoft SharePoint – wahlweise als eigener Server, im Hosting-Betrieb oder in Kürze auch als Cloud-Dienst im Rahmen von Office 365. Als Zusatzmodul lässt sich das Qualitätsmanagement quasi per Knopfdruck installieren. Weitere Server oder Infrastrukturkomponenten sind nicht erforderlich. Das COSMO CONSULT-Qualitätsmanagement ist für das SharePoint Code Analysis Framework (SPCAF) zertifiziert – und damit voll kompatibel mit künftigen Systemupdates.

Auf alles vorbereitet

Das Qualitätsmanagement-System von COSMO CONSULT begleitet Ihre Geschäftsprozesse und stellt Ihnen relevante Dokumente und Daten überall dort zur Verfügung, wo diese benötigt werden. Sie profitieren von einer transparenten, nachvollziehbaren Dokumentation aller Änderungen und Ereignisse – bis zur finalen Archivierung. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Prozesse, Freigaben und Veröffentlichungen normgerecht ablaufen und höchsten Auditstandards entsprechen. SharePoint ist hoch skalierbar und basiert zu 100 Prozent auf Webtechnologie. Dadurch können Ihre Mitarbeiter flexibel und sicher auf alle relevante Inhalte zugreifen – von verschiedenen Standorten, aus dem Homeoffice oder unterwegs über mobile Endgeräte. Ebenso einfach ist es, Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse auf externe Partner oder Zulieferer auszudehnen.

Qualitätsmanagement in Microsoft SharePoint - Benutzeroberfläche

Benutzerführung

Für die Qualitätssicherung entwickelt

Der Erfolg des Qualitätsmanagement-Systems steht und fällt mit der Benutzerführung. Komplizierte Lösungen mit einem hohen manuellen Aufwand erreichen meist nicht die erforderliche Nutzerakzeptanz. Deshalb ist die Benutzerführung strikt auf die speziellen Anforderungen der Qualitätssicherung zugeschnitten: Ihre Mitarbeiter erkennen auf einem Blick die gesamte Historie und alle wichtigen Informationen zum Dokument. Symbole, Menüs und Prozesse sind intuitiv gestaltet und weitgehend selbsterklärend. Spezielle Kenntnisse im Umgang mit SharePoint sind daher nicht erforderlich. Ein weiterer Pluspunkt ist die Mehrsprachigkeit: Während Deutsch und Englisch bereits im Standard enthalten sind, lassen sich weitere Sprachen problemlos ergänzen. Das und die Webtechnologie prädestiniert das Qualitätsmanagement von COSMO CONSULT für den Einsatz im internationalen Umfeld an verteilten Standorten.

Vorteile:

  • Mit der intuitiven, selbsterklärenden Benutzerführung vermeiden Sie Fehler und reduzieren den Schulungsbedarf
  • Ihre Qualitätssicherung ist optimal auf den Einsatz im internationalen Umfeld vorbereitet
  • Binden Sie Mitarbeiter, Kunden und Partner flexibel in die Prozesse der Qualitätssicherung ein

Flexibilität

Qualitätsmanagement als Wunschkonzert

Das COSMO CONSULT-Qualitätsmanagement umfasst zahleiche Stammdatenelemente. Diese entsprechen den aktuellen „Best Practises“ des Qualitätsmanagements. Gleiches gilt für die unzähligen Listen zu Normen, Dokumententypen oder Prozessen. In der Praxis können sich die Anforderungen allerdings von Branche zu Branche unterscheiden. Hinzu kommt, dass bewährte betriebsspezifische Abläufe für viele Unternehmen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Deshalb lässt sich das Qualitätsmanagement in allen Bereichen flexibel anpassen. Speziell die besonders häufigen Änderungen bei Eingabemasken, Prozessen oder Listen können Sie mit einfachen Bordmitteln umsetzen. Das funktioniert größtenteils sogar im laufenden Betrieb. Dadurch sind Sie in der Lage, auf neue Anforderungen schnell und flexibel zu reagieren.

 Vorteile:

  • Richten Sie Ihre Prozesse nach anerkannten Best Practises aus
  • Passen Sie das Qualitätsmanagement mit einfachen Mitteln betriebs- und branchenspezifischen Anforderungen an
  • Reagieren Sie sofort auf neue Bedürfnisse – ohne Umstellungsaufwand

Dokumentsuche und Bearbeitung

Transparente Dokumentenstrukturen

So wird jedes Audit zum Selbstläufer

In der Qualitätssicherung ist es wichtig, dass jeder Bearbeitungsschritt nachvollziehbar bleibt. Das Qualitätsmanagement von COSMO CONSULT registriert deshalb penibel jedes Ereignis entlang des Workflows.

Jedes neue Dokument basiert auf einer Dokumentenvorlage – etwa für Word, Excel oder Visio. Für eine eindeutige Identifikation wird gleichzeitig eine Dokumentennummer erzeugt. Mit jedem neuen Dokument fest verbunden ist die obligatorische Dokumentenakte. Diese wird vom Qualitätsmanagement ebenfalls automatisch angelegt. Sie listet alle relevanten Positionen aus der Dokumentenhistorie auf. Hierzu gehören etwa Freigaben, Änderungen oder verbundenen Dokumente. Ihre Mitarbeiter sind damit bei einem Audit in der Lage, alle notwendigen Informationen per Knopfdruck abzurufen. Freigabeprozesse und die gesamte historische Entwicklung bleiben so transparent.

Vorteile:

  • Finden Sie alle relevanten Informationen zum jeweiligen Dokument auf einem Blick
  • Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus
  • Absolvieren Sie Audits mit einem Mausklick und einem Lächeln

SharePoint-Qualitätsmanagement Workflowmaske

Workflowmanagement

Gestalten Sie Ihre eigenen Prozesse

Automatische Workflows sorgen für Transparenz, entlasten Ihre Mitarbeiter und treiben automatisch Prozesse voran. Das Workflowmanagement leitet Dokumentenakten nach Bearbeitung selbstständig weiter oder sucht – nach vorgegebenen Vertreterregeln – Alternativen, wenn der zuständige Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Gleichzeitig bleiben Sie über den aktuellen Status auf dem Laufenden, ohne dabei selbst aktiv zu werden.

Die Workflow-Engine ist ab Werk mit vorkonfigurierten Workflows ausgestattet. Hierzu gehören vor allem Prozesse, die branchenübergreifend gleich oder zumindest sehr ähnlich laufen. Ein klassisches Beispiel ist der typische Freigabeprozess, den das Workflowmanagement vom Start der Bearbeitung über alle Prüfinstanzen hinweg bis zur Freigabe vollständig unterstützt.

Ihre Prozesse sind einzigartig? Das haben wir uns schon gedacht. Deshalb können Sie die Workflows des COSMO CONSULT-Qualitätsmanagements ohne jeden Programmieraufwand individuell anpassen. Die mitgelieferten Beispiele sind eine gute Basis, um Zeit zu sparen. Ein grafischer Editor begleitet Sie durch die einzelnen Prozessabschnitte. Auf diese Weise klicken Sie sich Ihren Workflow quasi per Maus zusammen. Sie verteilen Aufgaben, legen Regeln fest und definieren, wer zu welchem Zeitpunkt per E-Mail informiert wird. Und falls einmal ein Fehler entdeckt wird oder der Lauf ins Stocken gerät, bestimmen Sie, wer „Feuerwehr“ spielt.

Vorteil:

  • Setzen Sie auf Workflows und sparen Sie sich Nachfragen zum aktuellen Status
  • Nutzen Sie vorkonfigurierte Templates, um schneller zu starten
  • Regeln Sie wichtige Prozesse bis ins kleinste Detail. Stellen Sie so sicher, dass bei Ihrer Abwesenheit alles nach Plan läuft.

Gültigskeitinformationen und Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen

Dokumente mit Verfallsdatum

Beim Qualitätsmanagement ist nichts für die Ewigkeit. Dokumente sind nur so lange aktuell, wie der zugrunde liegende Prozess unverändert bleibt oder keine anderen relevanten Ereignisse eintreten – wie veränderte Gesetze und Vorgaben. Termine sind ein probates Mittel, um den Fundus unterschiedlicher Dokumente im Überblick zu behalten und rechtzeitig zu überarbeiten. Vergeben Sie für jedes Dokument ein Gültigkeitsdatum. Das Qualitätsmanagement von COSMO CONSULT erinnert sie dann rechtzeitig per E-Mail, wenn es Zeit ist, Entscheidungen zu treffen. Sie können dann die Aktualisierung mit anschließender Freigabe einleiten oder das betreffende Dokument aus der Bibliothek streichen. Auf diese Weise behalten Sie auch bei umfangreichen Sammlungen den Überblick und halten relevante Dokumente auf dem Laufenden.

Vorteile:

  • Lassen Sie sich an Fälligkeiten erinnern und aktualisieren Sie Ihre Dokumente rechtzeitig
  • Verschwenden Sie keine Zeit mit Recherchen, überlassen Sie die Terminplanung dem System
  • Behalten Sie die Laufzeiten auch bei umfangreichen Dokumentenbeständen im Blick

Berichterstellung in SharePoint

Reporting & Berichte

Mit wenigen Klicks Berichte erstellen

Berichte sind wichtig, um beispielsweise Auslastung, Laufzeiten oder anstehende Termine im Überblick zu behalten Beim Qualitätsmanagement von COSMO COMSULT greifen Sie direkt auf die Standardansichten von Microsoft SharePoint zu. Funktionen wie gruppieren, sortieren oder filtern helfen Ihnen, Blickwinkel und Umfang der Auswertungen auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Erfahrungen im Berichtswesen sind hierfür nicht notwendig. Alle wichtigen Optionen und Befehle sind selbsterklärend und schnell erlernt. Und sollten Ihnen die Standard-Werkzeuge von SharePoint nicht genügen, lassen sich die Daten mit wenigen Klicks zum Beispiel nach Excel exportieren. Mit dem Berichtswesen verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über die wichtigsten Informationen zum Qualitätsmanagement und gehen bei Bedarf bis ins kleinste Detail.

Vorteile:

  • Mit wenigen Klicks alle Details zum Qualitätsmanagement analysieren
  • Relevante Daten exportieren und in anderen Anwendungen weiterverarbeiten
  • Individuelle Berichte mit wenigen Handgriffen auf Basis von Standardansichten erstellen

Dokumentverknüpfung in SharePoint

Verknüpfte Dokumente

Querverweise für mehr Übersicht

Im Qualitätsmanagement stehen Dokumente im gleichen Kontext. Mit dem COSMO CONSULT-Qualitätsmanagement lassen sich derartige Beziehungen übersichtlich darstellen. Verknüpfen Sie betreffenden Dokumente, ohne hierfür Dateien zu kopieren. So vermeiden Sie Redundanzen, pflegen nur ein Dokument und müssen nicht rätseln, welche Version die aktuellste ist.

Eine Liste in der Dokumentenakte zeigt Ihnen, mit welchen weiteren Inhalten Ihr Dokument verlinkt ist. Ein Klick auf einen der Querverweise führt Sie auf direktem Weg zur betreffenden Datei. So arbeiten sich intuitiv in Sachverhalte ein und gewinnen schnell einen Überblick. Stabile Links sorgen dafür, dass die Verbindungen zwischen den verknüpften Dokumenten erhalten bleiben – auch wenn ein Dokument geändert und neu gespeichert wurde.

Vorteile:

  • Dokumente per Link verknüpfen und mehr Transparenz schaffen
  • Redundanzen vermeiden und die Fehlerquote senken
  • Einen schnelleren Überblick über die Dokumente des Qualitätsmanagements gewinnen

Archivierung

Sicher verwahrt für die Ewigkeit

Das Qualitätsmanagement von COSMO CONSULT speichert jedes Dokument – mit allen ergänzenden Informationen – in einer gemeinsamen Dokumentenakte. Das gilt zunächst bis zum Ablauf der Gültigkeit. Ist das Verfallsdatum überschritten und wird das betreffende Dokument für operative Zwecke nicht mehr benötigt, schlägt die Stunde der Langzeitarchivierung. Ein optionales Zusatzmodul speichert die Dokumente dann revisionssicher nach aktuellsten steuerrechtlichen und behördlichen Vorgaben. Dabei finden nicht nur nationale, sondern auch internationale Vorschriften Berücksichtigung. Sie können Ihre Dokumente weiter recherchieren, aber nicht mehr verändern.

Sie haben bereits ein System für die Langzeitarchivierung? Keine Angst, sie müssen nicht umsteigen. Das Qualitätsmanagement lässt sich an bereits vorhandene Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme anbinden. Ihre Dokumente werden so auch weiterhin am gewohnten Ort gespeichert.

Vorteile:

  • Compliance-konforme Langzeitarchivierung
  • Archivieren Sie abgelaufene Dokumente mit wenigen Handgriffen
  • Binden Sie vorhandene Archivsysteme direkt an das Qualitätsmanagement an

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