In 5 Schritten zu Microsoft 365

Wie sollten Sie vorgehen, um Microsoft 365 Business erfolgreich und nachhaltig im Unternehmen zu implementieren? Wir zeigen Ihnen die 5 wichtigsten Schritte bei der Einführung auf:

Im ersten Schritt gilt es sich zu überlegen, welche Anforderungen bestehen und diese zu definieren. Die verschiedenen Anforderungen müssen anschließend priorisiert werden. Auf Basis der Anforderungen werden Ziele gesetzt. Hierzu empfiehlt es sich, das SMART-Paradigma, zur Definition der Ziele, heranzuziehen.

Anhand der Zieldefinition werden nun geeignete Tools aus der Microsoft 365-Palette ausgewählt. Für einige Aufgaben gibt es mehrere mögliche Tools, diese haben aber unterschiedliche Stärken und Schwerpunkte. Darum ist in diesem Schritt besonders darauf zu achten, welche Anforderungen im Vordergrund stehen und darauf basierend sind die richtigen Tools auszuwählen.

Außerdem muss beachtet werden, welche Abhängigkeiten zwischen den Microsoft 365-Anwendungen bestehen. Zum Beispiel wird für Microsoft 365-Groups eine Verbindung zum Exchange Konto, also Exchange Online, benötigt. Für hybride Konfigurationen oder Migrationstools werden zudem bestimmte Versionen der On-Premise-Server vorausgesetzt. Vor allem für Kernanwendungen, wie das Active Directory oder Exchange, ist dies entscheidend.

Nach der Festlegung und Priorisierung der Ziele, der Analyse und der Auswahl der Tools, erfolgt nun die Planung der Umsetzung.

Entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung einer neuen Lösung sind die User, die später damit arbeiten. Um eine erste erfolgreiche Testphase durchführen zu können, müssen die richtigen Key User ausgewählt werden. Diese Early Adopter sollen mit dem neuen Tool arbeiten, es ausgiebig testen und Feedback dazu geben. Die ausgewählten Key User müssen gegenüber neuen Technologien aufgeschlossen und engagiert sein.

Neben der Auswahl der richtigen Testbenutzer, ist die Festlegung eines realistischen Zeitplans entscheidend. Im Zuge des Zeitplans sollte dann definiert werden, in welcher Form die neuen Tools eingeführt werden. Wie in anderen Software Projekten kann eine Einführung als Big-Bang oder Step-by-Step durchgeführt werden. Microsoft 365 Business bietet sich vor allem für eine schrittweise Umsetzung an, da die einzelnen Microsoft 365-Applikationen voneinander unabhängig sind.

Vor dem Launch ist unbedingt eine Trainingsphase einzuplanen. Auch wenn Kernfunktionen und manche Anwendungen selbsterklärend sind, kann dennoch nicht davon ausgegangen werden, dass sämtliche Benutzer mit allen Applikationen ohne Schulung arbeiten können. In der Regel werden nicht alle Funktionen selbstständig gefunden. Gewisse Tipps und Tricks erleichtern die tägliche Arbeit und erhöhen zusätzlich die Akzeptanz gegenüber dem System.

Im Onboarding wird nach der Umsetzung das System für die ersten Testbenutzer freigeschaltet. Es empfiehlt sich stufenweise vorzugehen und nicht alle Testbenutzer auf einmal auf das System zu lassen. So können Sie von jeder Gruppe neues Feedback einholen, dieses in weitere Anpassungen einfließen lassen und das System in mehreren Phasen bis zum Go-Live verbessern.

Die Testuser gewinnen Sie dabei als zukünftige Key User und Champions, die anderen Nutzern bei der Bedienung helfen und die Verbreitung der Anwendung fördern.

Nach dem Launch der neuen Lösung ist das nächste Ziel eine möglichst starke Verbreitung und Nutzung der neuen Lösung. Hierbei helfen die vorangegangenen Schulungen und die Champions/Key User im Unternehmen. Zusätzlich ist es auch hilfreich über das neue Tool und dessen Möglichkeiten, ausgiebig zu informieren und beispielsweise Tipps und Tricks zur Verfügung zu stellen. Auch Success Stories einzelner Abteilungen und Mitarbeiter helfen das System zu etablieren. Bei Social Media-, Intranet- oder Kollaborations-Lösungen kann auch mit Gamifications gearbeitet werden, um die Beteiligung der Mitarbeiter zu fördern.

Üblicherweise ist bei Kollaborations-Lösungen von einer Nutzung entsprechend der 90-9-1 Regel auszugehen: Das bedeutet, dass 90% der Benutzer passiv Inhalte konsumieren. 9 Prozent beteiligen sich aktiv an Themen und Diskussionen. Nur 1% der Nutzer erstellen Inhalte zu neuen Themen oder starten neue Diskussionen.