Collaboration

Microsoft Teams Einführung in 20 Stunden – geht das?

Mary-Ann Hoffmann

Microsoft Teams ist seit zwei Jahren in aller Munde. Gerade in der Corona Krise hat die zentrale Plattform zur Zusammenarbeit bei vielen Unternehmen an Wichtigkeit gewonnen. So ist sie bei der Konsolidierung wichtiger Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse im Unternehmen und mit externen Partner*innen nicht mehr wegzudenken.

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Unser Spezialist Stefan Emrich schreibt über den Wert von Microsoft Teams zu Home-Office Zeiten.

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MS Teams - mehr als nur Videokonferenzen, Meetings und Chats

In diesem Blogbeitrag möchte ich darstellen, was es heißt dieses Tool in vollem Umfang für interne und externe Prozesse effizient zu nutzen. Denn oftmals wird MS Teams nur mit Videokonferenzen, Meetings und Chats in Verbindung gebracht. Doch dieses Tool kann um einiges mehr – es steckt wahre Größe in MS Teams. Zukünftig können hierüber fast 90 Prozent Ihrer internen Zusammenarbeitsprozesse abgewickelt werden.

Erst kürzlich bekam ich eine externe Anfrage, ob man eine MS Teams Einführung in 20 Stunden durchführen kann. Diese Zeit sollte ausreichend sein, um alle MS Teams Funktionen zu schulen, eine Kommunikationsstrategie zu dokumentieren und darüber hinaus noch interne Genehmigungs- und Freigabeprozesse mittels einer App in MS Teams abzubilden.

Nach genauer Betrachtung aller erläuterten Sachverhalte und der ersten Ist-Aufnahme fiel mir auf, wie wenig die internen Mitarbeiter*innen sich überhaupt mit MS Teams und der Plattform rund um Microsoft 365 auskannten. Mir schien, als fehlte es hier komplett an einer strukturierten und zielgerichteten Vorgehensweise.

 

 

Ziele festlegen, um den richtigen Weg zu finden

Die Lösung lag auf der Hand. Mit einem zielgerichteten und gesteuerten Vorgehen bei der bisherigen Einführung von MS Teams und Microsoft 365 wäre dies nicht passiert! Ohne genaue Richtung wohin die Belegschaft wollte, würde das Projekt nicht den gewünschten Erfolg erzielen.

Zudem fiel mir auf, dass nahezu immer versucht wurde alle Mitarbeiter*innen und alle Meinungen zur internen Zusammenarbeit zu berücksichtigen. Kennen Sie das Sprichwort: „Zu viele Köche verderben den Brei“? Genau das war im genannten Projekt der Fall.

Verstehen Sie mich nicht falsch, im Zuge eines Change-Managements und der Adaption der neuen Anwendung ist es immer gut, alle Mitarbeiter*innen zu beteiligen und zu schulen. Nur sollte man ganz genau überlegen in welcher Phase man, wann konkret, welche Zielgruppe (Stakeholder) einbezieht. Es macht wenig Sinn, immer ALLE in ALLEM einzubeziehen. Die Dosis und der Zeitpunkt machen hier den Unterschied.

Aus meiner Erfahrung aus vergangenen Projekten kann ich sagen, dass 20 Stunden für die MS Teams Einführung in mittelständischen oder größeren Unternehmen nicht ausreichen. Vielmehr bedarf es hier einer Gesamtstrategie im Bereich Modern Workplace und Microsoft 365. Es muss klar sein was von der Microsoft 365 Plattform schon gut funktioniert, also wirklich geschult und technisch eingeführt ist. Zudem sollte herausgefunden werden, ob alle Schritte einer MS Teams Einführung durchgeführt wurden oder etwas vergessen wurde.

 

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Nicht nur die reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen ist wichtig, sondern auch das Managen von Dokumenten. Lesen Sie jetzt einen Blogbeitrag, der dieses Thema aus 5 verschiedenen Blickwinkeln betrachtet.

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Fazit

All diese Fallstricke lassen sich bei einer MS Teams Einführung vermeiden. Machen Sie sich von Anfang an klar, was Ihre dringenden Handlungsfelder (z.B. Basiswissen und Schulung der Mitarbeiter*innen etc.) bei der Einführung sind. Nachdem Sie diese priorisiert haben, bringen Sie alles in eine logische Abfolge und entscheiden welche Personen Sie wann konkret einbeziehen. Vergessen Sie – neben den technischen Einstellungen und Richtlinien – die organisatorischen Richtlinien für Ihr Unternehmen nicht. Es ist wichtig, den Mitarbeiter*innen neben Schulungen auch einen organisatorischen Rahmen für die Nutzung von MS Teams, verschiedener Apps und Kommunikationsprozesse zu geben.

Machen Sie sich bewusst, was genau in Ihrem Unternehmen funktionieren soll und wie Sie das den Mitarbeiter*innen, über welches Medium, kommunizieren. Wichtig ist hier, nicht nur „kalte“ Methoden der Kommunikation zu wählen, sprich eine Info per Mail als Newsletter oder über das Intranet. Machen Sie MS Teams in Ihren Unternehmensprozessen erlebbar und lebendig! Erwecken Sie die Neugierde der Mitarbeiter*innen zum Leben!

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