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DBV Würzburg GmbH

„COSMO CONSULT verfügt über ein breites Produktsortiment, ein umfangreiches Fachwissen in allen relevanten Disziplinen und die entsprechende Personalstärke. Das war für uns wichtig, denn weitere Projektverzögerungen wollten wir unbedingt vermeiden“

​​​​​​​Stefan Beyerlein, operative Leitung / Rädertechnik bei der DBV Würzburg GmbH

Unternehmensprofil

Bild: Logo DBV

Das Wirtschaftswunder der Nachkriegszeit war rußgeschwärzt. In Küchenherden und Kachelöfen der meisten Häuser und Wohnungen loderte Kohle. In Würzburg und Umgebung sorgte die 1953 gegründete DBV Würzburg GmbH dafür, dass der Brennstoff nicht ausging. Da die Zahl der Kohleöfen später stetig sank, wechselte das Unternehmen in den 70er-Jahren ins Heizölgeschäft. In der Folgezeit kamen Schmieröle, Räder und Reifen hinzu.

Heizöl kann man bei der DBV schon lange nicht mehr kaufen. Heute gehört das Unternehmen zur Alcar-Gruppe – einem auf Stahl- und Leichtmetallräder spezialisierten Handelskonzern – und ist eine feste Größe im B2B-Handel mit Reifen, Felgen, Schmierstoffen und selbst montierten Kompletträdern. Verkauft wird europaweit an Werkstätten und Händler, überwiegend im deutschsprachigen Raum.

Was das Unternehmen vom Wettbewerb unterscheidet, ist das breite, auf den Kfz-Handel abgestimmte Produktsortiment – allein die Reifenauswahl umfasst 30.000 verschiedene Artikel. Aluräder entwickelt die DBV selbst und lässt diese weltweit produzieren. Die betriebseigene Schmierstoffabfüllung in Würzburg beliefert Kunden aus einem breiten Sortiment unterschiedlicher Gebindegrößen.

Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem selbst entwickelten Webshop, der die zentrale Vertriebsplattform darstellt. „Wir stecken viel Geld in die IT, um unsere Kunden mit einem positiven Einkaufserlebnis zu überzeugen. Ein gutes Beispiel sind mehrstufige Konfiguratoren, mit denen man – ausgehend von der Schlüsselnummer des Fahrzeugs – sich passende Reifen und Felgen zusammenstellen kann. Unmögliche Kombinationen sind dabei von vornherein ausgeschlossen. Ähnliche Konfiguratoren gibt es auch für Schmierstoffe, Batterien, Kfz-Teile sowie Reifendruck-Kontrollsysteme, jeweils kostenlos für angemeldete Kunden. All diese Maßnahmen gewährleisten kurze Lieferzeiten und stehen für eine kompromisslose Kundenorientierung“, erklärt Andreas Sperber, IT-Leiter bei DBV.

Fehlende Schnittstellen führten zu Einschränkungen

Andreas Sperber (Dipl.-Wirt.-Inf.), Leiter IT

Das IT-Team des Unternehmens versteht es, Webtechnologien für das Geschäft zu nutzen. Die selbst entwickelte Webshop-Plattform ist technisch auf dem neuesten Stand und wird sogar als Integrationsplattform eingesetzt, um Geschäftsprozesse zu steuern. Mit Blick auf das ERP-System arbeitete man lange Zeit mit einer inzwischen veralteten Version von Microsoft Dynamics NAV, die angesichts der rasant steigenden Datenmengen aus allen Nähten platzte. „Wir mussten immer wieder Daten komprimieren, um Platz zu schaffen. Das führte zu Einschränkungen: Unsere Mitarbeiter konnten zwar Zahlen abrufen, nicht aber die Details hierzu. Sie verbrachten dadurch viel Zeit mit Recherchen in alten Archiven. Dennoch haben wir jährlich über 100.000 Aufträge verarbeitet“, erklärt Sperber. Auch mit den steigenden Marktanforderungen hielt die betagte Software nicht mehr Schritt: Weil Schnittstellen fehlten und sich die Logistik nicht digital steuern ließ, musste man auf Echtzeitdaten verzichten. Dadurch konnte man den Kunden im Webshop keine aktuelle Warenverfügbarkeit präsentieren.

Holpriger Start mit neuer Software

Gute Gründe, um auf die neueste Version von Microsoft Dynamics NAV zu migrieren. Gemeinsam mit dem damaligen Softwarepartner setzte man das ERP-Projekt auf, ließ die betriebsspezifischen Anforderungen umsetzen und prüfte die Funktionen vor dem Start in einer Testumgebung. Als man am Tag X den Schalter umlegte, wurde das Unternehmen kalt erwischt: Das neue System hatte noch viele Fehler, sodass man in den ersten Tagen in Bereichen wie Auslieferung oder Abrechnung stark eingeschränkt war. „Da hat uns erst einmal der Schlag getroffen. Darauf waren wir überhaupt nicht vorbereitet“, erinnert sich Stefan Beyerlein, operative Leitung / Rädertechnik bei der DBV. Die Problembereiche zogen sich durchs gesamte Unternehmen: Bei der Radmontage ließen sich die gelieferten Reifen nicht in der richtigen Reihenfolge zu den Produktionsaufträgen bringen, in der Artikelverwaltung konnte man die Einstandspreise nicht regulieren und die benötigten Sollkostenbuchungen – mit denen man gelieferte, aber noch nicht abgerechnete Ware buchhalterisch abgrenzt – fehlten komplett. Als Fehleinschätzung erwies sich die Idee und Konfiguration, Artikel aus Direktlieferungen als Ressourcen einzuordnen. „Ressourcen bleiben bei der Intrastat-Meldung unberücksichtigt, weshalb wir hier falsche Werte produzierten“, erläutert Sven Baumann, kaufmännischer Leiter bei DBV. Anhand der Intrastat-Meldungen erfassen die europäischen Behörden den Warenverkehr innerhalb der EU. Innerhalb von vier Tagen gelang es dem eigenen IT-Team mit Workarounds, das System zumindest rudimentär zum Laufen zu bringen. Nach 14 Tagen hatte man ungefähr das alte Niveau erreicht. Vom damaligen Partner kam indes nur wenig Unterstützung. Weil offenbar Kapazitäten fehlten, zogen sich Nachbesserungsarbeiten über Monate hin – bis die DBV die Reißleine zog. Am Ende blieben viele Aufgaben offen und man konnte die Effizienz des neuen Systems nicht ausspielen.

Im zweiten Anlauf zum perfekten System

Stefan Beyerlein, Leiter Rädertechnik

Um Prozesse, Anforderungen und notwendige Maßnahmen genau zu prüfen und zu priorisieren, stieg die COSMO CONSULT-Gruppe mit einem ERP-Audit in das Projekt ein. Experten analysierten den Projektstatus, identifizierten die noch zu erledigenden Aufgaben und legten einen konkreten Fahrplan für die Umsetzung vor. „Das Ganze wirkte strukturiert und professionell. Wir sahen plötzlich Licht am Ende des Tunnels und konnten schnell Vertrauen fassen“, erinnert sich Beyerlein. Vor allem die fachliche Kompetenz und der strategische Ansatz, komplette Geschäftsprozesse mit End-to-End-Lösungen zu begleiten, kam bei der DBV gut an. „COSMO CONSULT verfügt über ein breites Produktsortiment, ein umfangreiches Fachwissen in allen relevanten Disziplinen und die entsprechende Personalstärke. Das war für uns wichtig, denn weitere Projektverzögerungen wollten wir unbedingt vermeiden“, begründet er die umgehende Auftragsvergabe. Gemeinsam mit dem Software- und Beratungsunternehmen gelang es, in nur wenigen Wochen knapp 40 kritische – teilweise sehr umfassende Punkte – abzuarbeiten und damit die Prozesse an den entscheidenden Stellen zu verbessern. Das Projekt- und Supportteam fand zudem einen effizienten und wirtschaftlichen Weg, die Ressourcen-/Artikelproblematik im laufenden Betrieb so zu lösen, dass man Intrastat-Meldungen nun ohne mühevolle Nachbearbeitung direkt versenden kann.

Heute profitiert die DBV vom nahtlosen Zusammenspiel zwischen Webshop und ERP-System: Werden neue Reifen bestellt, löst der Webshop zunächst eine Bestellung beim Lieferanten aus und übermittelt die Daten per Webservice an Microsoft Dynamics NAV. Dort wird dann eine Bestellung mit Verkaufsauftrag angelegt. Beim Versand der Reifen übermittelt der Lieferant dann die Paketnummer. Daraufhin wird die Bestellung im Webshop als ausgeliefert markiert, die Paketnummer im Kundenkonto zur Nachverfolgung hinterlegt und in der Unternehmenssoftware die Rechnung erzeugt – alles, ohne manuelle Eingaben. Bei Kompletträdern werden die Paketnummern der Reifenbestellung hinterlegt, sodass beim Wareneingang ein einfacher Scan genügt, um die Ware dem Montageauftrag zuzuordnen. Die nächsten Schritte sind dann Kommissionierung, Montage und Versand. „Entscheidend ist, dass unsere Mitarbeiter frühestmöglich informiert sind. Sie wissen welche Montageaufträge wann auf sie zukommen und planen diese frühzeitig ein. So reagieren wir schnell und liefern in 1-2 Tagen“, betont Sperber.

Automatisierter Rechnungs- und Wareneingang

Der Schulterschluss zwischen ERP und Webshop kommt dem Unternehmen auch in anderen Bereichen zugute: Eingangsrechnungen werden sofort digitalisiert und dem jeweiligen Kreditor zugeordnet. Im Anschluss startet ein Workflow, der die Rechnungsdaten mit den aufgezeichneten Bestellungen aus dem Webshop vergleicht. Ist die dazugehörige Ware bereits eingetroffen und stimmen Preise sowie Mengen überein, weist ein weiterer Workflow die Unternehmenssoftware an, die Rechnung zu verbuchen. „Früher saßen unsere Mitarbeiter in der Hochsaison oft bis spät abends, um das hohe Rechnungsvolumen zu verarbeiten. Dank der Automatisierung sind wir nun in der Lage, monatlich bis zu 100.000 Einzelpositionen zu prüfen und für unsere Kunden telefonisch erreichbar zu sein. Das war früher nur sehr eingeschränkt möglich. Unsere Mitarbeiter werden also spürbar entlastet“, unterstreicht Beyerlein. Auch im Einkauf sorgen digitale Prozesse für Transparenz und sichere Entscheidungen. Hier avisieren Produktionspartner die versendeten Mengen über ein Webtool. In der Logistik und Montage ist man so früh über Liefertermine informiert und kann beim Wareneingang einfach per Scanner die gelieferten mit den avisierten Mengen vergleichen. Mit cc|crefodynamics und cc|workflow nutzt DBV zudem zwei Zusatzmodule von COSMO CONSULT. Während cc|crefodynamics aktuelle Informationen zum Zahlungsverhalten neuer Kunden liefert, kann man cc|workflow einsetzen, um bei bestimmten Ereignissen – zum Beispiel Feldänderungen – automatische Prozesse, Funktionen und Aufgaben auszulösen.

Sichere Basis für künftige Herausforderungen

Für das Reporting nutzt DBV die Business Intelligence-Software QlikView. Im Mittelpunkt stehen dabei Vertriebsanalysen. „Wir wollen wissen, wie sich die Verkaufszahlen eines veränderten Felgendesigns entwickeln, welche Durchschnittsmarge wir erzielen, wie hoch der Deckungsbeitrag einzelner Aufträge ist oder auf welche Faktoren Umsatzrückgänge zurückzuführen sind“, erklärt Sperber. Mit Blick auf das Konzernreporting sei es zudem wichtig, dass man mit QlikView unterschiedliche Datenquellen zusammenführen und Änderungen leicht umsetzen könne.

Mit der Migration auf die aktuelle Version von Microsoft Dynamics NAV und der engen Systemintegration hat die DBV eine solide Basis für weitere Prozessoptimierungen geschaffen. „Jetzt besitzen wir ein flexibles System, mit dem wir Schnittstellen schnell einrichten und Arbeitsabläufe weiter verbessern können. Mit COSMO CONSULT haben wir hierfür auch den richtigen Partner gefunden“, freut sich Sperber.

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