Mister Spex GmbH
Eine gesunde Basis für künftiges Wachstum
„Das Automatisierungsniveau ist mit Microsoft Dynamics NAV deutlich höher. Entscheidend ist für uns jedoch etwas anderes: Wir haben jetzt die Perspektive, auf Basis einer gesunden Infrastruktur weiter zu wachsen.“
Hannes Schrödter, Leiter Produktmanagement bei der Mister Spex GmbH
Unternehmensprofil
Im Internet gibt es nichts, was es nicht gibt. Trotzdem fand Dirk Graber Ende 2007 eine echte Marktlücke: Augenoptik war im Web deutlich unterrepräsentiert. Gemeinsam mit drei Partnern gründete er den Online-Brillenhändler Mister Spex. Als das Start-up im Frühjahr 2008 an den Markt ging, war die Branche zunächst skeptisch.
„Es wurde aber schnell deutlich, dass wir Wert auf Qualität und ein faires Preis-Leistung-Verhältnis legen. Deshalb gehören wir mittlerweile zu den wenigen Online-Händlern in Europa, die von allen wichtigen Herstellern direkt beliefert werden“, unterstreicht Dirk Graber, Geschäftsführer von Mister Spex.
Die Brillenträger wird’s freuen: Sie bekommen Brillen inklusive Gläser mit individueller Sehstärke als Komplettpaket bis zu 60 Prozent unter den unverbindlichen Preisempfehlungen.
Anforderungen
Entscheidend für die rasante Entwicklung waren vor allem der Kundenservice, das riesige Sortiment mit den mehr als 5.000 Korrektions- und Sonnenbrillen und die gelungene Präsentation im Webshop. Zahlreiche Filterfunktionen helfen hier, die eigene Wunschbrille in wenigen Schritten inklusive Gestell, Gläsern und gegebenenfalls Tönung auszuwählen. In Sachen Unternehmenssoftware setzte Mister Spex zunächst auf eine Eigenentwicklung, die von einem Buchhaltungssystem ergänzt wurde. Doch wegen des rasanten Wachstums musste man Prioritäten setzen. „Wir haben noch viel vor und wollen uns künftig voll auf das ‚Front-end’ konzentrieren. Um den notwendigen Spielraum zu schaffen, war es sinnvoll, die Prozesse in der Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Logistik zu standardisieren und auszulagern“, erklärt Hannes Schrödter, Leiter Produktmanagement bei Mister Spex.
Das Projektteam ging mit einem detaillierten Fragebogen bewaffnet in die Marktsondierung. Ein wichtiger Aspekt war dabei die Flexibilität der Programmstruktur. Schließlich galt es, die zahlreichen Besonderheiten der Augenoptik abzubilden und das vorhandene E-Commerce-System anzubinden. „Ein Warenwirtschaftssystem zu finden, das die vielen Dimensionen der Kontaktlinsen sowie die unzähligen Kombinationen aus Korrektionswerten und Eigenschaften bei Brillengläsern unkompliziert abbildet, war eine echte Herausforderung“, unterstreicht Hannes Schrödter „Wir haben uns einige Installationen live angesehen und schnell erkannt, dass Microsoft im Mittelstand einen guten Ruf genießt.“
Danach fiel die Wahl auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Den Auftrag für die Implementierung sicherte sich der Microsoft-Partner COSMO CONSULT GmbH. „Da wir mit dem Softwarepartner längere Zeit eng zusammenarbeiten, war uns neben der fachlichen Kompetenz auch die räumliche Nähe wichtig. Projektteam und Projektleiter von COSMO CONSULT haben wir bereits im Vorfeld kennengelernt. Dadurch hatten wir schnell Vertrauen“, erinnert sich Hannes Schrödter.
Lösung
Den Auftakt bei der Implementierung machte Ende Januar 2011 die Finanzbuchhaltung. Im Frühjahr folgte dann die Umstellung des operativen Geschäfts mit einer detaillierten Prozessanalyse. Der Flowcharter „Microsoft Visio“ und die Projektmethodik „Microsoft Sure Step“ halfen dabei. Zusätzlich setzte das Projektteam das Workflow-Modul „cc|workflow“ von COSMO CONSULT ein, um die Geschäftsprozesse in Navision abzubilden. „Wir hatten viele eigene Optimierungsideen, hielten uns aber – wo immer es sich anbot – an den Standard von Microsoft Dynamics NAV“, erklärt Produktmanager Schrödter. Bei Besonderheiten wie den kostenfreien Ansichtsbestellungen und dem Retouren-Management waren individuelle Anpassungen jedoch unvermeidlich.
Hinzu kamen Schnittstellen zu diversen Zahlungsdienstleistern und dem hauseigenen E-Commerce-System. Letzteres wurde mithilfe eines speziell entwickelten Web-Services an Microsoft Dynamics NAV angebunden. Eine Herausforderung der anderen Art war das hohe Datenvolumen. So waren rund eine halbe Million Datensätze aus dem Vorgängersystem zu übernehmen – und in Spitzenzeiten kommen täglich bis zu 3.000 weitere Aufträge aus dem Webshop hinzu.
Nutzen
Der Lohn der Mühe: Seit September 2011 begleiten hoch automatisierte Prozesse das Geschäft von Mister Spex. Kunden erhalten bei jeder Auftragsänderung automatisch in Navision ausgelöste E-Mail-Bestätigungen. Zahlungseingänge werden von der Unternehmenssoftware weitgehend automatisch gebucht. In der Logistik sorgen Artikelreservierungen und Bestellvorschläge für Prozesseffizienz. „Das Automatisierungsniveau ist heute deutlich höher. Entscheidend ist für uns jedoch etwas anderes: Wir haben jetzt die Perspektive, auf Basis einer gesunden Infrastruktur weiter zu wachsen und Teile der IT je nach Bedarf auszulagern“, freut sich Hannes Schrödter.
Zudem habe sich die Datentransparenz verbessert. So erstellen die Mitarbeiter aus dem Controlling mehrdimensionale Analysen mit dem Zusatzmodul „Targit Business Analytics“ inzwischen selbst – ohne Unterstützung aus der IT. „Dadurch gewinnt unsere IT-Abteilung mehr Zeit für neue Aufgaben“, betont Produktmanager Schrödter. Ein schneller Projekterfolg, den sich auch der Softwarepartner ans Revers heften kann. „COSMO CONSULT hat mit einer offenen Kommunikation, einem professionellen Qualitätsmanagement und gut vorbereiteten Workshops bestätigt, dass wir damals die richtige Entscheidung getroffen haben“, lobt Hannes Schrödter. Eine perfekte Basis für Folgeprojekte wie etwa die Prozessintegration mit Lieferanten.
Sie wünschen weitere Informationen zu unseren Referenzen?
Beitrag teilen
